Mini Images: Right Sidebar

  • 21. mai 2021

    Lage bedre rapporter i Excel. Raskt og presist.

    Bedre rapporter i Excel

    Excel er det mest vanlige verktøyet for å analysere og beslutninger. Det er min påstand at du kan lage bedre rapporter i Excel. Raskt og presist. Så du får mer tid til analyser og kan ta bedre beslutninger.


    Rapporter i Excel.

    Å lage rapporter i Excel handler om å finne og identifisere data fra datalister, og gjøre det om til informasjon. Det er informasjon som er nyttig. Ofte ser vi ikke informasjonen på grunn av mye data. Og vi bruker for mye tid på finne det vi skal ha. Tid du kunne brukt bedre.


    Pivot tabeller i Excel.

    Inntil 2020 var pivot tabeller det beste rapporteringsverktøyet i Excel. Og det er fortatt et veldig mye bedre alternativ enn å filtrer i lister og tabeller. Klippe og lime for hver gang du skal i et møte eller presentere tall for kunder.


    Dynamiske matriser i Excel.

    Dynamiske matriser i Excel endrer alt på hvordan du jobber. Med formler skaper du dine egne rapporter i Excel. Når Excel gjør jobben for deg. Velg dine betingelser og finn riktig informasjon.


    Gjør rapporten din bedre, og mer fleksibel.

    Svært ofte så søker vi den samme informasjonen. De samme punktene og KPI-ene er viktig fra salgsmøte til salgsmøte, på styremøte og for kunder. Det er datalisten som endre seg. Og dynamiske matriser fanger opp de endringene, automatisk.

    Flinke folk sitter med klipp og lim, fra en filtrert tabell eller liste. Og limer data inn i et nytt regneark. Timevis går med til å forberede rapporten. Den tiden, den kunne du brukt bedre. Sammen med sjefen, kolleger og kunder for å analysere og ta gode beslutninger.

    Kort fortalt, du er mer opptatt av hva tallene forteller, enn hvordan du finne dem. (Det siste er Excel sin jobb)


    Vil du ha en bedre rapport?

    Men du ikke har tid til kurs, og foretrekker skreddersøm på dine rapporten i Excel. En rapport der du skal finne de samme KPI-ene, når datalisten endrer seg. En rapport til styremøte, salgsrapport, rapport til kundemøte.

    Da har jeg et tilbud til deg. Send meg rapporten din, så lager jeg en ny og bedre. Så du får mer tid til å gjøre det du er god på.


    Nest steg.

    Kjenner du deg igjen? Skulle du gjerne brukt mer tid med kunder, kolleger og ledelsen for å ta beslutninger. Funnet informasjonen du trenger raskere og mer presist.

    «no cure no pay»

    Jeg er så sikker på at du vil få en bedre opplevelse at jeg tilbyr deg «no cure» no pay. Og jeg lover deg fast pris.

    Slik fungerer det:

    • Du sender meg en rapport og beskriver hvilke 5 KPI-er du vil ha identifisert i rapporten
    • Jeg bekrefter mottaket. Har jeg spørsmål og noe er uklar tar jeg kontakt. Om ikke får du estimert tidspunkt på når det er ferdig.
    • Fast pris: 5 900,- kroner
    • Inkluderer en times gjennomgang på Teams

    Om Hogstad rådgivning.

    Min jobb er å hjelpe deg å gjøre din bedre. Jeg har ingen mater eller bachelor, men jeg er rå i Excel. oppdatert på de siste mulighetene. De som gjør at du kan få bedre verktøy i Excel.

    Noe av det jeg har gjort som konsulent

    • Jeg har laget verktøy for NFFA, slik at de som jobber med farlig avfall lettere kunne identifisere det, og ta riktig avgjørelser. Det er mye der ute du ikke vil ha i maten
    • Jeg har laget rapport for et privat sykehus, så de fikk riktig tall til styremøter, den daglige driften og anbud.
    • Jeg har forbedre bemanningsplanlegger til elektrofirma som organiserer arbeidet til 1200 mennesker.
    By geir Excel
  • 19. mai 2021

    Finne riktig kolonne i Excel.

    Det er ikke bare rader som endrer seg i Excel. det kan kolonner også gjøre. Så hvordan finner du riktig kolonne i Excel, når listen endrer seg? Det kommer nye nye kolonner, slettet kolonne, kolonner endre navn.


    Finne riktig kolonne i Excel.

    Finne riktig kolonne i Excel
    Finne riktig kolonne i Excel

    Stjernene i øvelsene for å finne riktig kolonne i Excel er Xoppslag og Indeks. To oppslagsfunksjoner, som vi også kan benytte for å finne kolonner, ikke bare rader.


    Øvelse 1 – Lag dataliste med kolonneoverskrifter.

    Vi skal snu overskriftsraden på, og lage en vertikal dataliste, på et utvalg av kolonnene. Overskriftene fra kolonne «Vare 1», «Vare 2», «Vare 3» skal bli en vertikal dataliste.

    Formel:

    =TRANSPONER(INDEKS(t_ordre[#Topptekster];;2):INDEKS(t_ordre[#Topptekster];;KOLONNER(t_ordre[#Topptekster])-1))

    Forklaring:

    Transponer, snur listen fra horisontalt (kolonner) til rader.

    Vi skal hente kolonner fra; INDEKS(t_ordre[#Topptekster];;2) er kolonnen vi skal starte i, kolonne nummer 2

    Vi skal hente kolonner til; INDEKS(t_ordre[#Topptekster];;KOLONNER(t_ordre[#Topptekster])-1))

    Kolonner teller hvor mange kolonner det er i tabellen. Det betyr at vi kan sette inn, og slette kolonner i tabellen, og fortsatt vite hvor mange det er.

    Vi trekker fra 1, fordi den siste varen er i den nest siste kolonnen.


    Øvelse 2 – Slå opp og finn en verdi fra en valgfri kolonne.

    Når kolonnene endre seg, både i innhold og antall, må formlene du bruker i Excel ta hensyn til det. Så vi slår opp og finner riktig kolonne, med riktig verdi, basert på slik det er. Ikke hva det var, eller hva i tror det er.

    Basert på resultat i øvesle 1, skal vi np finne riktig verdi i riktig kolonne og riktig rad. Selv om kolonneoverskriftene endrer seg.

    Formel:

    =XOPPSLAG(«X»;t_ordre[Tilbud];INDEKS(t_ordre;;XSAMSVAR(H9;t_ordre[#Topptekster]));»»)

    Forklaring:

    Xoppslag henter en verdi fra riktig kolonne, når det står en «X» i kolonnen for t_ordre[Tilbud]

    INDEKS(t_ordre;;XSAMSVAR(H9;t_ordre[#Topptekster]));»») finner kolonnen kolonnen vi skal hente tall fra.

    Tabellen heter t_ordre.

    Xsamsvar finner riktig kolonnenummer (tallverdi) når vi søker etter det det som står i H9 i overskriftsraden for tabellen t_ordre[#Topptekster].


    Videoinstruksjon.

    Bruk formlene over, gjør som i videoen, så vil du få en dynamisk matrise, og en rapport som gir riktig resultat hver gang.


    Neste steg.

    Excel er et fantastisk verktøy, og det endrer seg heel tiden. Er du oppdatert, og bruker du tiden din riktig?

    Lær de nye matrise formlene og bruk mer tid på det du er god til.

    Gratis innføring.

    Lær de nye matriseformlene på gratis webinar.

    Kurs

    Delta på et kurs, og oppdag muligheten Excel gir deg.

    Få hjelp.

    Enten du vil lære, eller du vil bruke mer tid på det du egentlig skal.


    Om Hogstad rådgivning.

    Hogstad Rådgivning er et enkeltmannsforetak drevet av Geir Hogstad. Oppdatert på de siste mulighetene i Excel. Effektiv og opptatt av å gjøre vanskelige ting enkelt.

    By geir Excel
  • 14. mai 2021

    Bruk av flytsymbolet # i Excel.

    Har du Office 365 av Excel er dynamiske matriser og bruk av flytsymbolet # i Excel det smarteste du kan lære. Du sparer tid i Excel, får bedre presisjon.

    Lister, tabeller og matrise.

    Det finnes 3 ulike former for datalister i Excel:

    • Liste
    • Tabell
    • Dynamisk matrise

    Det eneste som er sikkert, det er de 2 første, de vil endre seg over tid. Fra dag til dag, måned til måned. Og hver gang må du oppdatere formlene dine. Eller klippe og lime data fra en tabell til en rapport.

    En dynamisk matrise, det er rapport basert på dine betingelser, fra dataene i en liste eller tabell. Og den endrer seg automatisk, når du bruker flytsymbolet # i Excel. Det er matriser som endrer seg, eller flyter som det heter.


    Bruk av flytsymbolet # i Excel

    For å kunne benytte flytsymbolet må du ha en dynamisk matrise. Du setter inn # bak cellereferansen, så vil den dynamiske matrisen flyte, og automatisk bli oppdatert når datalisten endres.

    • Summer (C5:C15), summerer fra cellereferanse C5 til og med C15
    • Summer (C5#) Summere fra C5, og så langt ned som den dynamiske matrisen er.

    Eksempel på bruk.

    Summer en liste med #

    I eksemplet lages det en en sortert, unik liste med avdelinger. Avdelingslisten blir dynamisk. Og vi kan bruke # sammen med Summer.Hvis.Sett for å få riktig resultat. Hver gang, og en gang for alle.

    Formel:

    =SUMMER.HVIS.SETT(t_lønn[Lønn];t_lønn[Avdeling];F3#)

    Hva den gjør:

    Summerer tallene i kolonnen t_lønn[Lønn] når innholdet i t_lønn[Avdeling] stemmer med den dynamiske matrisen F3#


    Lære mer om flytsymbolet og dynamiske matriser.

    Velg et kurs fra kursoversikten, eller et kurs som er spesiallaget dor utt fag. Om du jobber med HR, eller økonomi.


    Hjelp og rådgivning.

    Enten det er for å lære, få tid til overs eller begge deler. Så kan jeg hjelpe deg å optimalisere dine egne rapporter. Ta kontakt for et tilbud.

    By geir Excel
  • 6. mai 2021

    Matriser og tabeller i Excel

    Når vi jobber med data ligger informasjonen i lister, tabeller eller matriser. Hva er forskjellen, og når skal du bruke matriser og tabeller i Excel.


    Lister, matriser og tabeller i Excel.

    Lister, matriser og tabeller i Excel.
    Lister, matriser og tabeller i Excel.

    Introduksjon til datalister i Excel. Kort fortalt, før vi går i detaljer

    • Dataliste i Excel. Er en uformatert liste med rader og kolonner. Referansene i formler uttrykkes med å angi celleverdien, eller celleområdet. «Dato» i illustrasjonen har cellereferanse B5. Skal vi summere omsetningen blir formelen =Summer(D6:D11)
    • Tabell i Excel. En tabell i Excel er en formatert dataliste. Tabellen har et navn, og hver kolonne er en referanse med egen adresse. Cellen (Dato) i tabellen har referanse Tabell1[[#Topptekster];[Dato]]. Formelen for å summer omsetningen blir. =SUMMER(Tabell1[Omsetning]).
    • Dynamisk i matrise i Excel. En dynamisk matrise i Excel er en liste fra en dataliste eller tabell, generert med formler. Du kan kombinere dynamiske formler med klassiske formler. =FILTRER(Tabell1[Omsetning];Tabell1[Selger]=»Steinar») vil filtrere omsetningen når selger er lik «Steinar». =SUMMER(FILTRER(Tabell1[Omsetning];Tabell1[Selger]=»Steinar»)) vil summere omsetningen når selger er lik «Steinar».

    Lag en tabell i Excel.

    Lage en tabell i Excel
    Lage en tabell i Excel

    Du bør alltid gjøre om datalisten din til en tabell i Excel. En tabell er enklere å forstå når du bruker datalister sammen med formler. I Tillegg kan du sette inn totalrad for hver kolonne. Totalrad kan summere, finne gjennomsnitt, antall rade, største og minste verdi.

    Du kan filtrere og sortere for å finne de radene du ønsker.

    Lag en tabell i Ecxel med å merke datalisten din og bruk hurtigtasten Ctrl T. Eller velg sett inn tabell fra båndet.


    Dynamiske matriser i Excel

    Matriser i Excel er dynamisk. De lages med funksjoner, og resultatet flyter. Basert på hva du ønsker å vise, og dine betingelser.

    De vanligste funksjonene for å lage dynamiske matriser i Excel er:

    • Unik, lag et unikt utvalg fra datalisten. For å få presise rapporter og kontrollsjekk listen.
    • Sorter og Sorter.Etter. Sortere datalisten din. Kombinert med unik eller Filtrer.
    • Filtrer. Filtrer radene du ønsker fra datalisten, i de kolonnene du velger, basert på ett eller flere kriterier. Alle salgene i Mai. Alle ordre over 4000. Alle salgene mellom 2 datoer.
    • Flytsymbolet #. Brukes som cellereferanse for å identifisere dynamiske matriser.
    Bruk av flytsymbolet i en dynamisk matrise

    Hva bør du gjøre.

    1. lag alltid en tabell av datalisten.
    2. Gi tabellen din et navn.
    3. Kopier nye data inn i tabellen, så vil formlene dine fortsette å fungere.
    4. Bruk dynamiske matriser for å lager presise rapporter raskt. Når du skal identifisere tall for å ta beslutninger eller presentere tall for andre.

    Neste steg.

    Oppdag de nye mulighetene i Excel, eller få hjelp til å optimalisere dine egne lister. Å jobbe med matriser og tabeller i Excel blir aldri det samme igjen når du kan knepene.

    Dynamiske matriser og lister webinar

    Få en gratis introduksjon til de nye matrise funksjonene.

    Dynamiske lister kurs

    Lær hvordan du kan analysere og få innsikt raskere enn noen gang.

    Dynamiske lister hjelp

    Få hjelp til å optimalisere dine lister. Kanskje den beste måten å lære på

    .


    Om Hogstad Rådgivning.

    Hogstad Rådgivning er et enkeltmannsforetak drevet av Geir Hogstad. Min jobb er å gjøre din enklere. Kurs når du trenger kompetanse, hjelp når kunnskapen eller tiden din ikke strekker til.

    By geir Excel
1 2 3 4 5 6 7 16
Spisskompetanse er verdifullt.
Øk kompetansen din
Vil du ha hjelp?

Geir Hogstad - Excel entusiast

Send en uforpliktende forespørsel på:  post@365norge.no