Outlook-kategorier er et styringsverktøy, brukt riktig vil du få bedre oversikt over oppgavene dine, gjøre innboksen din mer effektiv og strukturert. Antagelig den mest undervurderte og oversette muligheten for å gjøre dagene dine mer effektive.
Hva er Outlook kategorier.
Outlook kategorier er merkelapper du setter på e-post, oppgaver, flagg som skal følges opp eller avtaler i kalenderen. Med egne fargekoder på hver kategori.
Eksempler på kategorier i Outlook
Det finnes ingen fasit på hva som er riktig kategorier, kategorier er litt som mapper, det er individuelt hva som er riktig. Tilpasset hverdagen vår, og hvordan vi jobber. Når du skal bruke kategorier i Outlook vurder hvordan du ønsker gjøremålslisten din skal se ut. Og velg kategorier du kommer til å søke på. Hva skal du merke en e-post med, for å finne den igjen.
Tre kategorier kategorier jeg anbefaler deg å ha:
- Venter på svar. Har du sendt en e-post der du må ha svar for å få gjort din jobb. Flagg den for oppfølging og merk den med kategorien «Venter på svar». Så er du i forkant, og unngår uønskede henvendelser.
- I dag. Det du skal gjøre i dag. Spesielt om du har en innboks som fylles opp fortere enn du rydder unna. Da forsvinner det vi skal huske ut av skjermen.
- Kontakt. Den bruker du når du mottar er en e-post der du må følge opp med telefon, chat, eller svare på e-posten. Kombiner gjerne med i dag, om det skal gjøres i dag.
Flagg for å følge opp gjøremål.
Kombiner kategorier og fargekoder i Outlook med å flagge dem for oppfølging, velg når du skal følge opp oppgaven når du flagger. Ved å kombinere flagg/oppgaver og kategorier bygger du din egen gjøremålsliste i Outtlook.
Kategorier i kalenderen.
Bruker du kategorier går det igjen i alle Outlook-vinduene dine. Søke og filtrere epost etter kategorier er raskere enn å lete. Og du får det også igjen i kalenderen. Møter kan merkes med de sammen fargene og kategoriene som oppgavene. Da ser du hva slags type møter du har. I tillegg vil du se oppgaver du skal gjøre. Og får en oversikt over møter og oppgaver i samme visning. Har du tid til alle oppgavene, og møtene. Sånn egentlig?
Verktøy er ikke viktig – vaner er.
Når jeg holder kurs i hvordan du kan jobbe bedre og unngå at ting glipper i hverdagen. Spør jeg alltid hva de ansatte gjør nå, blant annet om hvor ofte de mottar uønskede påminnelser på ting de skulle ha gjort. Uansett om de bruker en app, Excel, eller penn/papir så er fordelingen overraskende lik. Det hjelper ikke med gode verktøy til gjøremålslister, om de ikke er en del av vanen og arbeidskulturen.
Vaner kan endres, og arbeidskultur kan forbedres.
På kurset «Flyt i hverdagen», lærer du hvordan du kan få noen bedre vaner når du bruker Outlook, Teams, To Do og Planner. Være i forkant så du er ajour eller i forkant. Unngår du at tiden din blir spist får du mer tid til det uventede på jobb. Tid til familie, venner, og interesser. Unngår å bli kontorfast.
