Microsoft Teams

  • 08 okt
    Få oversikt med Outlook kategorier

    Få oversikt med Outlook kategorier

    Outlook-kategorier er et styringsverktøy, brukt riktig vil du få bedre oversikt over oppgavene dine, gjøre innboksen din mer effektiv og strukturert. Antagelig den mest undervurderte og oversette muligheten for å gjøre dagene dine mer effektive.


    Hva er Outlook kategorier.

    Outlook kategorier er merkelapper du setter på e-post, oppgaver, flagg som skal følges opp eller avtaler i kalenderen. Med egne fargekoder på hver kategori.


    Eksempler på kategorier i Outlook

    Det finnes ingen fasit på hva som er riktig kategorier, kategorier er litt som mapper, det er individuelt hva som er riktig. Tilpasset hverdagen vår, og hvordan vi jobber. Når du skal bruke kategorier i Outlook vurder hvordan du ønsker gjøremålslisten din skal se ut. Og velg kategorier du kommer til å søke på. Hva skal du merke en e-post med, for å finne den igjen.

    Tre kategorier kategorier jeg anbefaler deg å ha:

    • Venter på svar. Har du sendt en e-post der du må ha svar for å få gjort din jobb. Flagg den for oppfølging og merk den med kategorien «Venter på svar». Så er du i forkant, og unngår uønskede henvendelser.
    • I dag. Det du skal gjøre i dag. Spesielt om du har en innboks som fylles opp fortere enn du rydder unna. Da forsvinner det vi skal huske ut av skjermen.
    • Kontakt. Den bruker du når du mottar er en e-post der du må følge opp med telefon, chat, eller svare på e-posten. Kombiner gjerne med i dag, om det skal gjøres i dag.

    Flagg for å følge opp gjøremål.

    Kombiner kategorier og fargekoder i Outlook med å flagge dem for oppfølging, velg når du skal følge opp oppgaven når du flagger. Ved å kombinere flagg/oppgaver og kategorier bygger du din egen gjøremålsliste i Outtlook.

    Gjøremålsliste i Outlook
    Gjøremålsliste i Outlook

    Kategorier i kalenderen.

    Bruker du kategorier går det igjen i alle Outlook-vinduene dine. Søke og filtrere epost etter kategorier er raskere enn å lete. Og du får det også igjen i kalenderen. Møter kan merkes med de sammen fargene og kategoriene som oppgavene. Da ser du hva slags type møter du har. I tillegg vil du se oppgaver du skal gjøre. Og får en oversikt over møter og oppgaver i samme visning. Har du tid til alle oppgavene, og møtene. Sånn egentlig?

    Arbeidsuken med gjøremål og møter
    Arbeidsuken med gjøremål og møter

    Verktøy er ikke viktig – vaner er.

    Når jeg holder kurs i hvordan du kan jobbe bedre og unngå at ting glipper i hverdagen. Spør jeg alltid hva de ansatte gjør nå, blant annet om hvor ofte de mottar uønskede påminnelser på ting de skulle ha gjort. Uansett om de bruker en app, Excel, eller penn/papir så er fordelingen overraskende lik. Det hjelper ikke med gode verktøy til gjøremålslister, om de ikke er en del av vanen og arbeidskulturen.

    Vaner kan endres, og arbeidskultur kan forbedres.

    På kurset «Flyt i hverdagen», lærer du hvordan du kan få noen bedre vaner når du bruker Outlook, Teams, To Do og Planner. Være i forkant så du er ajour eller i forkant. Unngår du at tiden din blir spist får du mer tid til det uventede på jobb. Tid til familie, venner, og interesser. Unngår å bli kontorfast.

    By geir Microsoft Teams
  • 15 sep
    Sende, lese og huske meldinger i Teams

    Sende, lese og huske meldinger i Teams

    Det er lett å komme i gang med Teams. Nesten for lett. Lett å sende meldinger, lett å lese. Men huske meldinger i Teams, ting vi skal gjøre. Hvordan gjør vi det?


    Bedriftskultur og arbeidskultur

    Meldinger i Teams er ofte det første folk leser. De leser Teams-meldinger før de leser e-post, og før det tar fatt på egne oppgaver. Men hvordan er kulturen i bedriften? Hvor lenge er det aksept for, eller kultur for å vente på svar? Er det kultur for å gjøre hverandre gode, hjelpe og drive ting fremover? Hvordan er hver enkelts arbeidskultur. Med hensyn til hva som prioriteres? Forskjellig antagelig, og det må det nesten være. Bare vi har en kultur i bedriften der vi bruker løsninger som Teams for å jobbe sammen. Unngår frustrasjon og misforståelser. Samsvarer forventningene med handlingene?

    • Skal man agere ulikt når det benytter @navn for å adressere en person i meldingen?
    • Er man med i et Team for å bli informert eller delta?
    • Hvilke forventninger har kollegene i teamet?
    • Når bør man besvare en chat?
    • Er riktige personer med i teamet, eller chatten?

    Glemme meldinger

    Vi glemmer, også meldinger i Teams når det blir mange av dem. Meldinger som ofte er ting vi skal gjøre. Oppgavene våre, eller meldinger som skal hjelpe kollegene å gjøre sine oppgaver. Så, hvordan kan vi bruke Teams til å huske meldinger for oss? Så vi slipper ubehagelige påminnelser.


    Svar på meldingen med en gang.

    En gyllen regel er å svare med en gang, om ting tar mindre enn 2 minutter å gjøre.


    Lagre meldingen i Teams

    Lagre meldingen i Teams
    Lagre meldingen i Teams

    Teams har ikke noen funksjon for å markere en melding som oppgave, som noe du skal gjøre. Men du kan lagre meldingen. Lagre, så du får hjelp til å huske meldinger i Teams. En liste over ting du skal huske, og gjøre.

    Du kan lagre meldinger i Teams på mobil, sjekk oppskriften fra Microsoft her.

    Trykk på bildet ditt i Teams og sjekk lagrede meldinger. Og svar. Er det noe du bør huske videre, gjøre noe med, så bør du vurdere å legge den i Planner, eller gjøremålsappen To-Do


    Filtrer aktivitetsfeeden din

    Aktivitetsfeeden er oversikten over hva son skjer rundt deg på Teams. Du kan filtrere aktiviteter. Blant annet kan du se når noen har nevnt deg. Da er vi tilbake til kultur. Forventes det svar når noen skriver en melding, eller forventes det svar når noen er adressert spesifikt med @navn?


    Skap en god samarbeidskultur på Teams.

    Avtal en workshop der arbeidskultur og samarbeidskultur kommer i fokus. Hvilke forventninger skal vi ha til hverandre for å nå målene våre. Og hvordan bruker du verktøyene alle har, i Teams og Office 365 for å nå dem. Kontakt meg for mer mer informasjon og komme i gang.

    By geir Microsoft Teams
  • 31 aug
    Teams dokumenter lokalt

    Teams dokumenter lokalt

    Teams dokumenter lokalt bruker vi når ønsker å ha tilgang til dokumentene våre uten å være på nett, eller for å ha tilgang fra filutforskeren. Ved tilgang til Teams dokumenter fra filutforskeren kan vi fortsette å jobbe som før, og i tillegg utnytte fordelene med Teams

    Vise dokumenter i Teams.

    Teams dokumenter
    Filbehandling i Teams

    Dokumenter i Teams kan du velge å vise fra menyen for Filer, eller gå til den kanalen i det teamet der dokumentene ligger. Du kan jobbe med dokumentene fra Teams. Så lenge du er koblet til nett. I fanen for filer har du et valg som heter synkroniser. Synkronisering bruker OneDrive appen for å gi deg tilgang til dokumenter fra filutforsker, i tillegg til Teams


    Onedrive app, viser dokumenter lokalt.

    Dokumenter med oneDrive sync app
    Dokumenter tilgjengelig med OneDrive sync app

    OneDrive er 2 ting. Det er ditt dokumentområde i skyen, og det er en app som gir deg tilgang til dokumenter lokalt. Du velger selv hvilke mapper, kanaler i Teams du ønsker tilgang til lokalt. Når du velger Synkroniser dukker kanalen, med mapper opp i den lokale filutforskeren din. Mapper og dokumenter har et symbol, som viser hvordan filene i Teams er tilgjengelig.

    • Sky: Dokumenter merket med en sky er kun tilgjengelig når du er på nett.
    • Hvit, med grønn hake: Dokumenter er lagret på din PC, og i sky. Fordi du har åpnet det nylig.
    • Grønn, med hvit hake: Dokumentet er lagret på din PC, og i sky fordi du har valgt at du alltid skal ha tilgang til dokumenter på Teams, også når du ikke er på nett.

    Filer på Teams.

    Jobber du med filer på Teams fra filutforskeren kan du gjøre det som du bruker å gjøre i filutforskeren. Det gjør at du kan jobbe omtrent som før når du bruker Teams. Onedrive sync appen oppdaterer Teams-kanalen. Så alt du gjør med dokumenter lokalt, vil gjenspeiles på Teams. Du kan blant annet:

    • Laste opp filer til Teams
    • Slette filer fra Teams
    • Flytte dokumenter til andre mapper på Teams
    • Åpne filer i skrivebordsprogrammet.

    Lær mer om filbehandling på Teams

    Dokumenter er noe av det vi deler mest med andre. Og kanskje den største gevinsten ved å bruke Teams. Føler du at dere kan utnytte muligheten i Teams bedre, delta på et introduksjonskurs. Les mer her.

    By geir Microsoft Teams
  • 24 aug
    Gjøremålsliste i Teams.

    Gjøremålsliste i Teams.

    Hvordan går du frem når du skal sjonglere hverdagens mange små og store oppgaver og en gjøremålsliste i Teams? Teams er arbeidsflaten din, og med tilleggsproduktene Planner og To-Do kan du få oversikt over det du skal skal gjøre. I tillegg får du oversikt der du antagelig jobber mest. I oppgaveoversikten din i Outlook.


    Bruk av Planner i Teams

    Planner teams
    Planner i Teams

    Planner er app som du kan legge til i et eller Team i den kanalen du ønsker for å få en oversikt over gjøremål og oppgaver som flere i avdelingen prosjektet eller bedriften jobber sammen på.

    Du må legge til Planner i en fane i den kanalen hvor du ønsker oversikt over gjøremålene. En gjøremålsliste i Teams som viser egne oppgaver, og felles oppgaver. Gjøremålene organiserer i det som kalles «bøtter». Der legger du til oppgaver. Når du legger til oppgaver i Planner kan du blant annet definere:

    • Hvem som har ansvaret
    • Start- og ferdig-dato
    • Status på fremdrift
    • Prioritet
    • Legge til vedlegg

    Mine gjøremål i Teams.

    To-Do Teams
    Microsoft to-do Teams

    Hver enkelt kan gå inn Teams for å finne personlige oppgaver. Men jeg anbefaler å bruke gjøremålsappen To-Do til egne oppgaver. I To-Do kan du ha flere lister for oppgavene dine. Kobler du To-Do til Planner vil det komme en egen liste for oppgaver som er lagret i Teams og planner.

    Oppgaver i Outlook

    Outlook Oppgaver i Teams

    Vi jobber ofte sammen med andre i Teams, men hverdagen skjer i Outlook. Mange bruker innboksen og mapper som huskeliste for det som skal gjøres, men det du bør gjøre. Det er å bruke oppgavelisten i Outlook for det den er verdt. Det gir deg bedre oversikt, og det er bedre Outlook husker, enn at vi glemmer.


    Lær mer om bruk av Teams.

    Ønsker du å lære mer om hvordan du organisere dagene din og mulighetene du har for å følge opp og få oppgavene dine gjort i Teams? Kontakt meg her.

    By geir Microsoft Teams
1 2 3 4 5
Spisskompetanse er verdifullt.
Øk kompetansen din
Vil du ha hjelp?

Geir Hogstad - Excel entusiast

Send en uforpliktende forespørsel på:  post@365norge.no