Slå sammen regneark i Excel | Eksempel for deg som bruker SharePoint

11. mars 2018

Slå sammen regneark i Excel | Eksempel for deg som bruker SharePoint

Slå sammen regneark i Excel bruker vi ofte. Hente data fra flere regneark, hente data fra flere faner i Excel. Ønske å slå sammen budsjettet for avdelinger eller måneder fra ulike regneark til et hoveddokument med alle tallene.

Konsolider regnearkene dine med Hent Data. Så får du oppdateringer med et tastetrykk.

I dette eksempelet slår jeg sammen regneark fra ulike avdelinger. Det kunne like gjerne vært rapporter som produseres hver måned med hovedtall. Tall som skal inn i et budsjett for året uten å benytte klipp og lim.

Slå sammen regneark i Excel

med å bruke SharePoint Online.

Når du bruker denne måten for å slå sammen data fra flere regneark i Excel så kreves det litt forarbeid og disiplin. Men gevinsten du får, når alt blir enkelt og du bruker mindre tid er verdt det.

Her har jeg valgt å legge regnearkene for de ulike avdelingene på et SharePoint-område. Mens det regnearket jeg bruker for å slå sammen flere regneark, med alle tallene. Det ligger på et eget område for ledere.

Hent data fra flere regneark.

Det første du og kollegene dine bør bli enige om når dere skal hente data fra flere ark, er hvordan fanene du ønsker du å slå sammen i Excel skal se ut. De bør være identiske, for å automatisere.

Du kan hente data fra ulike ark, eller fra flere faner.

Slik er mitt eksempel for å slå sammen faner i Excel:

excel samme navn

Et ganske enkelt eksempel. Det kunne godt ha vært salg eller budsjett per måned. Med langt flere tall.

Velg samarbeidsområdet på SharePoint.

SharePoint Online er en av flere kilder du kan bruke for å hente data til Excel. I Excel velger du Data -> Hent Data -> Fra SharePoint mappe. Lim inn nettadressen. PS. Bruk kun nettadressen til toppnivået for SharePoint når du skal definere området.

slå sammen excel regneark sharepoint

Definer spørringene i Hent Data.

Spørringene i Hent Data er kanskje den mest vriene delen av jobben. Dette kan fort ta litt tid, og krever kontroll og innsikt. Men, har du gjort et godt forarbeid. Sørget for at alle Excel-regnearkene du skal slå sammen er like, gjør Excel jobben for deg.

Her kommer den store gevinsten din. Når du har bestemt hvordan Excel skal tolke, og bruke regnearkene som du skal slå sammen, så husker Excel det.

Fordelene med å hente Excel data fra SharePoint.

Her ligger regnearkene ryddig, tilgjengelig for de som skal oppdatere og endre.

La oss se på et par av fordelene med å hente data fra flere regneark på SharePoint.

Du kan legge til nye regneark på SharePoint området, og Excel vil oppdatere regnearket ditt med de nye. Det eneste du må gjøre er å trykke oppdater.

hente data 2 regneark

 

Her er det data fra 2 filer i Excel. Så la jeg til «Salg Excel Konsulent» i SharePoint mappa. Trykket oppdater i Excel regnearket, og da så det slik ut. Automatisk ble data hentet fra regnearket. Enklere blir det ikke å  slå sammen regneark.

 

excel hente data flere filer sharepoint

Ikke noe klipp og lim for å hente date til Excel fra det nye forretningsområdet eller avdelingen. På samme måte kan du her bruke måneder. Når en ny måned er i gang. Lagrer du måneden på SharePoint, og resten går av seg selv.

Endre data? Oppdaterer noen tallene i et regneark eller flere kan du oppdatere regnearket med hovedtallene med Oppdater funksjonen i Excel.

Et tastetrykk før budsjettmøtet, og tallene er klare. SharePoint er som skapt for å dele og samarbeide på Excel-filer.

Ps. Du kan hente data fra et Excel regneark, eller mapper lagret andre steder. Du vil kanskje like dette, hvordan hente data fra web til Excel.

Lær mer om mulighetene

I Excel og SharePoint Online