Organiser epost, outlook og få flyt i hverdagen | Få kontroll på innboksen

22. juni 2018

Organiser epost, outlook og få flyt i hverdagen | Få kontroll på innboksen

Organiser Outlook så du får oversikt, orden og tiden din tilbake når du kan knepene. Få flyt i hverdagen. Organisere epost, kalender og oppgavene dine. Rydd unna tidstyvene fokuser på det som er viktig. Tenk som en trafikkdirigent.

Som en trafikkdirigent? Med jevne mellomrom dukker artikler som «Surrer du bort tiden din» opp.  Om du organiserte Outlook, ditt arbeidsområde, som vi dirigerer et sted for vegarbeid. Vil du få flyt i hverdagen. Akkurat som vi får flyt i trafikken.

Vil du ha en innboks uten kaos, bør du jobbe som trafikkdirigent, eller tenke som en.

Om sommeren jobber jeg som trafikkdirigent. Trafikkdirigent er en studie i menneskelig adferd. Bonusen er at når man er ferdig på jobb, så er man ferdig. Der er et ikke noe epost å følge opp i etterkant. Etter å ha lest artikkelen om å ødelegge arbeidsdagen på NRK, ble jeg stående og tenke.

Effektiv bruk av Outlook. Fokus og kunnskap.

Hva om du organiserte innboksen din som et arbeidsområde for asfalt? Det handler litt om det samme. Trafikken siger inn jevnt, som med epost. Det tar aldri slutt. Men du må organisere og prioritere for å få flyt i trafikken, det må du også gjøre for å få innboks kontroll, tid til jobb, og tid til alt det andre.

Opplev et annerledes Outlook kurs som gir deg matnyttig informasjon basert på hendelser du vil kjenne igjen.

Organisere Outlook.

Tenk som en trafikkdirigent.

Når jeg står på veien og dirigerer trafikk handler det om å fokusere, være tydelig og prioritere. Fungerer alt, så kommer bilen gjennom asfaltområdet med en god opplevelse. Fungerer det ikke, hoper trafikken seg opp. Det blir som en kaotisk innboks, og noen biler risikerer å stå i asfalt lim, eller på ny asfalt. Som eposter vi ikke har fått ryddet unna.

Jeg er sikker på du ville fått en bedre hverdag om du organiserte innboksen din som et trafikkområdet. Det er er egentlig ikke vanskelig, men du må ha noen faste regler, og du må fokusere. Bare se her.

Prioriter den viktige eposten.

Er innboksen din full av blålys?

epost kontroll

Blålys? Blålys det er signalet vi bruker når det kommer utrykning. Ambulanse, politi, brannbil. Da stopper vi alt annet. De har prioritet. Slik er det med epost også. Noe epost er så viktig at vi må stoppe alt annet.

Men, det er nok sjeldnere enn du tror. De fleste av oss stopper å gjøre det vi gjør når det kommer en ny epost. Men, må vi det? Er det meste som kommer inn av epost så viktig? Kan den ikke bare flyte gjennom med køen. Få det fokuset den trenger, og gi en god opplevelse når den går ut av køen.

Identifiser dine «blålys». Og kategoriser dem. Vi får mer hvilepuls når ikke alt behandles som superviktig blålys. Prioriterer vi alt, prioriterer vi egentlig ingen ting.

Asfaltbilene

Det vi sparer tid på å gjøre med en gang.

Asfaltbilene får prioritet. Siden det er vanskelig å legge ny vei uten asfalt. De vinker vi inn først i køen når de kommer, og ut når de kjører.

Det sparer vi mye tid på. Er det 4 asfaltbiler som kjører 4 ganger hver inn og ut og vi kan sparer 3 minutter på hver bil har vi spart

4*4*3 minutter= 48 minutter i løpet av en dag.

Hva er dine asfaltbiler? Hvilken epost sparer du og dine kolleger tid på å prioritere?

Møter

Må alle møte samtidig, og være der hele tiden?

Det er mange aktører i sving for å legge ny asfalt. Det ville være dyrt og lite hensiktsmessig om alle møtte samtidig og var der hele dagen. Det som er viktig er at de som skal møte møter til riktig tidspunkt og på riktig sted.

Skilte: Før vi kan gjøre noe må det skiltes. Så de som skal sette opp skilt må møte først. De andre må ikke bruke sin tid på å se det skiltes. De kan komme og starte når det er ferdig skiltet.

Frese: Før vi legger den nye asfalten freser noen en kant mellom den gamle, og nye asfalten. Starten og slutten.

De trenger ikke være der hele dagen. Når de er ferdig forlater de «møtet». Da kan de som skal legge asfalt starte.

Slik er det ofte med møter også. Vi har ulike roller, ulikt behov for informasjon. Deltar vi kun på møter når vi må, og den tiden som er nyttig kan vi rydde i kalenderen.

Følger folk den teknologiske lederbilen.

Eller ender mange opp i limet?

Jeg skrev at det å dirigere trafikk er en studie i menneskelig adferd. De 2 tingene som fascinerer mest er mangelen på bruk av blinklys. Og den innbitte motstanden noen har mot å følge endringer i kjøremønster.

Hvorfor velger så mange å kjøre i limet?

Som når vi forteller, med ord, skilt og lederbil at nå kjære trafikant, nå skal du kjøre i venstre side. For på høyre side der er det lim, anleggsmaskiner og varm asfalt. De har alt å tjene på å velge venstre side.

Noen velger det dårligste alternativet.

Men likevel glir de forbi punktet de stoppet på, og legger seg inn til høyre. Selv når køen foran kjører til venstre velger de sin egen måte å gjøre det på. Å kjøre på lim og ny asfalt. Svært ofte tar de trafikken bak med seg. De velger å følge bilen foran, i stedet for å følge lederbilen.

Hvorfor velger så mange å jobbe på den måten de alltid har gjort, å kjøre i limet i stedet for å bruke de ny mulighetene?

Har du en teknologisk lederbil som alle følger?

Og har du noen som motarbeider det som er best, og drar andre med seg?

Signaler og best praksis.

For å lykkes må alle ha de samme reglene.

Har du opplevd dette: Kollegaen som kommer og spør «Har du lest eposten min?» En av de vanligste forstyrrelsene vi har. Nå er ikke status på tilstedeværelse like gammelt som blinklys, men det er like nyttig, når det brukes.

Det andre punktet jeg ikke helt skjønner i trafikken er mangelen på bruk av blinklys. Folk peker. Hvorfor det?  Blinklyset er universelt. En enkel måte å fortelle andre hva du skal på. Bruk av tilstedeværelse er like enkelt som å blinke. Og er en god informasjon til dine kolleger. Ikke forstyrr, betyr «ikke  forstyrr» om alle er enige om det.

Å organisere Outlook handler om mer enn innboks kontroll. Å organisere innboksen er et mål. Å organisere Outlook for å få flyt i hverdagen er det optimale.

Effektiv bruk av Outlook

og en bedre bedriftskultur.

Outlook kurs.

Jeg har 2 tilbud til deg som ønsker effektiv bruk av Outlook og få kontroll på innboksen.

Sommertilbud, bestill nå og få 30% rabatt.

Innhold Outlook kurs.

Fokusere og prioritere.

  • Identifisere blålys og asfaltbiler
  • Bruk av kategorier og regler
  • Bruk av kalender og Oppgaver
  • Utarbeide best praksis for bedriften.
  • Valg av verktøy for å gjøremålslister, oppgaver og deling av informasjon.

 

Last ned brosjyre for outlook kurs: Flyt i hverdagen med Outlook.

Utvid Outlook-kunnskapen med en Digital Mentor

Checking...

Ouch! There was a server error.
Retry »

Sending message...

Kontakt oss

Send oss din forespørsel..