Outlook

  • 06 jun
    Microsoft To-Do | Oppgaveplanlegger som forenkler dagen din

    Microsoft To-Do | Oppgaveplanlegger som forenkler dagen din

    Microsoft To-Do er enkel, elegant oppgaveplanlegger som hjelper deg å prioritere i hverdagen. Få oversikt over oppgavene dine. Del oppgave-lister med dine kolleger og følg opp felles mål. Se hvordan du kan planlegge oppgavene dine.

    Det finner mange måter å organisere oppgaver på, du kan lage gjøremålsliste i Excel, bruke gule lapper, bruke OneNote. Det siste er en god ide.

    Når jeg holder kurs i Outlook eller er digital mentor, og lærer bort knepene som gir deg oversikt over dagen og tiden din tilbake er det ofte en innvending. Innvendingen er at det «blir så mange oppgaver» og fult i kalenderen.

    Men oppgaver er litt som regninger, de blir ikke borte, de dukker opp igjen. Og de gjør litt mer vondt den andre gangen. Da passer det dårlig, for vi hadde planlagt å gjøre noe annet. Et annet sted. Med hvilepuls.

    Tid er ikke noe du får, det er noe du må ta. Og for å kunne ta tid til det du liker best, må du få oversikt. Som med gjøremålslisten Microsoft To-Do.




    Microsoft To-Do oppgaveplanlegger

    Som gjør deg effektiv og du deler med kollegene dine.

    microsoft to-do gjoremalsliste

    Microsoft To-Do er app med gjøremålsliste for PC, web og mobil. Illustrasjonen over viser hvordan oppgaveplanleggeren ser ut på PC og web. De spiller sammen.

    Microsoft To-Do er 3 delt:

    • Min Dag, dette er oppgavene du har merket som skal gjøres i dag
    • To-Do, er en oversikt over alle dine oppgaver.
    • Lister, listene organiserer du som du ønsker å organisere jobben og livet.

     

    Del gjøremålslisten med kolleger.

    Lister kan være dine egne lister, eller lister du deler med kolleger. Det siste er nyttig, for vi arbeider ofte sammen med noen når vi skal nå målene våre.

    Under lister legger du oppgaver. En oppgave kan bestå av flere steg. Å legge asfalt er et typisk eksempel på at flere må samarbeide for å bli ferdig.

    Noen skal frese, noen skal dirigere trafikk, noen skal kjøre asfalt, noen må lage asfalt. Mangler en av dem, stopper det for alle de andre.

    Her bruker du muligheten til å legge inn trinn, og notater. Hvem er involvert, og du kan huke av etter hvert som de ulike deltagerne har fått beskjed og bekreftet oppdraget.

    oppgaveplanlegger prosjekt

    Gjøremålsliste Outlook

    Navet for oppgavene og planene dine.

    gjoremalsliste outlook

    Alt du gjør i Microsoft To-Do når du administrerer oppgavene dine dukker opp i gjøremålslisten til Outlook. Mennesker er av natur kreative, og normalt dårligere til å huske, og gjøre flere ting på en gang enn vi liker å tro.

    Derfor er det smart å overlate det å huske til Outlook, få en påminnelse. Bruker du Outlook oppgaver og kalender aktivt vil du unngå forstyrrelser, og kanskje takke nei til noe, fordi det rett og slett ikke er tid.

    Bonus. Jeg har ikke møtt mange som fører reise-/kjøreliste etter hvert som de utføres. Når dagen er der sitter du med en bunke kvitteringer, og prøver å huske hvor du har vært.

    Med oppgavene i Outlook, og kalenderen ajour får du oversikt bakover i tid. Oversikten du trenger for å skrive kjøreliste.

    PS. Å skrive reiseregninger og kjøreliste er også en oppgave, det tar tid. Lag en oppgave, med påminnelse, og sett av tid i kalenderen. Hvis ikke tar noen andre tiden din.

    Mer informasjon om Microsoft To-Do oppgaveplanlegger og link til å laste ned PC, mobil appen for din nye gjøremålsliste finner du her.

    Trenger du flere muligheter for å fordele, og følge opp oppgaver for en aktivitet eller ett prosjekt anbefaler jeg Microsoft Planner.

  • 28 jan
    Kalender | Lag din egen og del den med noen.

    Kalender | Lag din egen og del den med noen.

    Kalender. I Excel, Outlook. Våre egne. De delte kalenderne, kalendere vi kan bruke for å gjøre dagen enklere for oss selv og våre kolleger. Kom inn og se hvordan du gjør det.

    Det er mange som søker etter kalender, i ulike formater. En av de vanligste er kalender i Excel. Jeg er litt usikker på fordelen med det. Men det finnes mange maler, om det er det du ønsker.

    Sponsor



    Kalender i Excel

    bruk maler.

    kalender excel

    Bruker du Office 2016 med Office 365 kan du søke etter kalender i Excel når du skaper ett nytt regneark. Du finner Excel kalender for de fleste formål.

    Kalender for ferie, fravær, planleging på jobb. Planlegging av dagen som student og fritiden.

    Skal flere i bedriften dele en kalender, bør du lagre Excel-kalenderen på det beste stedet for deling, på Office 365. Så får alle tilgang.

    Kalender i Outlook

    for mer enn møter

    kalender outlook

    Mange er flinke til å legge møter i Outlook kalenderen. Og det er en god start. Vi får påminnelser, og vi kan sjekke den på telefonen med Outlook for mobil.

    Outlook er kanskje det verktøyet vi bruker mest. Og et veldig bra sted for å legge alt vi skal gjøre. Også avtaler vi gjør med oss selv. Sette av tid til oppgaver. Sette av tid til å skrive reiseregninger. Eller vår private avtale.

    I Outlook kan du også se kalenderen til kollegene dine, møterommet og andre fellesressurser det er knapphet på. Det er bedrifter som bruker en kalender på Office 365 for å «booke» alt fra motorsager, tilhenger, verktøy og biler.

    Når alle får tilgang til den samme informasjonen, med klikk sparer dere mye tid. Det er også tidsbesparende å vite hvem som i øyeblikket bruker den delte resursen. Du vet hvem du skal spørre.

    Kalender på Office 365

    og SharePoint

    hms kalender office 365

    Når jeg holder kurs i Office 365 er det fint å se hvor mange som bruker den til epost, og dele dokumenter. Men, det er overraskende få som har sett mulighetene som ligger der for å dele en, eller flere kalendere.

    Du kan enkelt lage kalender for ferier og fravær. Følge opp HMS-hendelser, markeds-plan. Eller aktivitetene til et prosjekt.

    Kalendere på Office 365 dukker opp i Outlook for de som har tilgang til den. Enklere blir det ikke. Alt tilgjengelig der du er, på din PC, Mac, mobil og nett. Så går du ikke glipp av noe.

    Og alle i avdelingen eller på prosjektet har den samme informasjonen. Du slipper å lete etter Excel-kalenderen, og ha mange versjoner. 1 holder. Den versjonen som er riktig.

    Lære mer om deling

    og samarbeid på Office 365

  • 19 feb
    7 tips for effektive møter – Med Office

    7 tips for effektive møter – Med Office

    7 tips for effektive møter. Gjør møtene dine bedre og mer effektive med Outlook, OneNote og Skype4B. Utvid kunnskapen din med noen gode knep, få vellykkede møter med verktøyene du har.

    Møtetipsene er fra boken «Tid til arbeid – Tid til overs». En fantastisk nyttig bok, «Tid til arbeid – Tid til overs» anbefales om du ser etter mer effektive måter å jobbe på.

    Den beskriver også hele ideen med ProCloud. Fokus på å bruke muligheter i Office og Office 365 for få å til nettopp det. Jeg anbefaler boken, for tid er dyrt. Og fritid er verdifullt. Du vet, den tiden som blir til overs.

    Office 365 er en skikkelig bra verktøykasse for å jage tidstyver, og her er tipsene som vil gi deg mer effektive møter.

    Sponsor:



    7 tips for effektive møter – med Office.

    1. Planlegg møter i kvartersintervaller.

    I stedet for å tenke hele timer, som er mest vanlig. Det er ikke uvanlig med kvartersinterval heller, alle «timer» er ikke alltid en time. En skoletime er 3 kvarter. Et «møte» med tannlegen er alt fra 15 minutter til 60, men vi kaller det en time.

    2. Start gjerne møter kvart på eller kvart over.

    For å bryte opp et mønster.

    Møter bør legges inn i kalenderen, og invitasjon sendes fra den. Ikke som en epost.
    Får du invitasjon til møte som en vanlig epost, kan du gjøre det om til møte i kalenderen. Bruk Flytt. Eller dra eposten inn i kalenderen, og slipp.

    3. Påse at agenda er tilpasset møtets varighet.

    Agenda, det bør du skrive i møteinnkallelsen.

    agenda outlook

     

    4. Starter møter ganske presist

    Ganske presist? I følge forfatteren, fungerer det ofte bedre enn regelen om presist frammøte. Ikke minst, det er lov å avslutte før.

    5. Tillat deltakelse i deler av møtet.

    Når det er hensiksmessig. Det er kanskje ikke alle punktene på agendaen som er like viktig for alle?

    6. Bruk digitale møter aktivt.

    Gjerne med lyd og bilde, som det står i boken. Eller Skype for Business som det heter, når vi har Office 365. Digitale møter er ofte kortere, og mer effektive enn fysiske møter. I tillegg kan det spares mye tid for de som slipper å  reise for et møte. Kanskje er det deg?

    Velg Delte Notater i Skype for Business, om du vil at deltagerne som ikke er fysisk til stede, skal se samme notater som du gjør.

     

    delte notater skype4b

    7. Bruk datautstyr aktivt til møte-notater og møtereferat

    Møtereferat med OneNote. Viste du at OneNote er integrert med Outlook? I det bildet der du kaller inn til møtet. Der finner du en egen knapp for OneNote.

    Trykker du på den, åpnes det en ny notatblokk i OneNote. Informasjonen fra Outlook-møteinnkallelsen overføres, helt automatisk. Og nå kan du skrive dine møtenotater.

    Alle deltagerne, og agendaen. Bruker du den samme til referat, har du alt et sted. Og du kan søke, for å finne det igjen. Både på møtets innhold og deltagere.

    OneNote sammen Office Grupper er et godt sted for møtereferat for avdelinger, eller prosjekter. Får jeg foreslå en workshop, så du kan se hvor effektivt Office 365 Grupper er for bedriften din?

     

    onenote effektive moeter

     

    PS. Legg merke til flagget med Outlook oppgaver. Legger du Outlook oppgaver inn i OneNote, dukker de opp som oppgaver i Outlook.

    Effektive møter starter ofte med kunnskap om verktøyene du har tilgang til. Min jobb er å gjøre din enklere.

    Office 365 er en en tidstyv-felle og Outlook kan være så mye mer enn bare et arkiv for epost. Effektive møter på jobb er et av elementene du kan lære med en Digital Mentor.

    PS 2. Har du ikke brukt OneNote før må du starte den en gang, før du bruker den sammen med Outlook.

    Utvid kunnskapen

    Lær mer om Office og Office 365.

    Til onlinekurs
  • 30 jan
    Outlook på mobile enheter.

    Outlook på mobile enheter.

    Outlook på mobil. Med denne e-post appen får du en god opplevelse når du leser epost på dine mobile enheter. En Outlook for mobil som du kan koble til mer enn bare Office 365 og Exchange.


     

    Outlook på Mobil.

    Hvis du har en iPhone, iPad, Android telefon eller Android tablett, er sjansen stor for at du bruker den innebygde e-post og kalenderfunksjoner på enheten. Bruk denne Outlook-appen i stedet.

    Til tross for at smarttelefon begynner bli en primær-skjerm for å lese e-post, kan de fleste av oss bare gjennomføre grunnleggende e-post på telefonen.

    Aktiviteter som sortering gjennom store mengder e-post, administrere kalenderen din, og dele filer krever for mange tastetrykk eller flere programmer som ikke fungerer godt sammen på telefonen.

    Last ned Outlook for Apple.

    Last ned Outlook for Android.

    Denne Outlook appen bringer sammen de viktigste verktøyene du trenger for å få ting gjort.

    • e-post
    • kalender
    • kontakter
    • filer som vedlegg.

    Nå kan du få håndtere alt dette selv på den minste skjermen. La oss ta en titt på noen måter Outlook hjelper deg å oppnå mer:

    Håndtere epost på mobil.

    E-post overbelastning er den nye normen. Det er derfor Outlook hjelper deg å fokusere hva som er viktigst og renser bort resten.

    Den nye Outlook appen skiller din post i to faner – Fokusert og Annet. Viktige e-poster vises i Fokusert innboksen, mens resten forblir lett tilgjengelig, men ut av veien. Hvis du flytter e-post i eller ut av din Fokusert innboksen, lærer Outlook dette om deg og blir enda mer skreddersydd til dine prioriteringer.

    Kalender og møtefunksjon på mobil

    Med denne Outlook appen kan du håndtere møter på mobiltelefonen, enkel og oversiktlig kalender-funksjon hvor du kan akseptere og opprette møter.

    Vedlegg i epost på mobil.

    Det kan noen ganger være vanskelig å legge til vedlegg når du skal bruke epost på mobil. Med denne Outlook appen er det gjort enkelt, og du kan jobbe legge til vedlegg fra flere skytjenester.

    Disse skytjenestene støttes: OneDrive, Dropbox, iCloud, Google Drive and Box, Office for Business.

    Outlook for mobil.

    Outlook app designet og optimalisert for Android og Ios. Du kan koble deg til og synkronisere, epost, kalender og kontakter fra:

    • Office 365, Exchange Online, Exchange Server (2007 SP2, 2010, 2013), Outlook.com (inkludert Hotmail, Live, and MSN), Gmail, iCloud og Yahoo! Mail.

    Kilde og bilder.

    By ghog Outlook
1 2 3