Outlook

  • 05 aug
    Lag kontaktgrupper og distribusjonslister i Outlook

    Lag kontaktgrupper og distribusjonslister i Outlook

    Hvordan lager du en kontaktgruppe, ofte referert til som en distribusjonsliste i Outlook? Se oppskriften på hvordan du lager, bruker og finner igjen en kontaktgruppe i Outlook her. Med gratis tips og video.

    For å unngå forvirring bruker jeg begrepet kontaktgruppe i Outlook i denne artikkelen. Det er det riktige ordet for nye versjoner av Outlook. Distribusjonsliste i Outlook brukes ofte om det samme.

    Formålet er å samle en gruppe med kontakter i Outlook som du bruker for å sende epost til mange eller invitere flere til et møte.

    Lag en kontaktgruppe i Outlook

    Og legg til kontakter.

    kontaktgruppe outlook

    Det første du må gjøre når du skal lage en kontaktgruppe i Outlook er å velge visning av kontakter.

    Der finner du valget Ny kontaktgruppe. Det er denne du skal bruke. Ny Gruppe skaper en Gruppe på SharePoint-området ditt, og en distribusjonsliste i Exchange. Les mer om bruk av Grupper på SharePoint her. Bruk den om du skal lage en distribusjonliste når flere i bedriften skal motta epost på samme adresse.

    Når du har valgt Ny Kontaktgruppe i Outlook må du gi gruppen et navn. For å legge til medlemmer velger du legg til medlemmer og velger aktuelle kontakter fra kontaktlisten din.

    Bruk av kontaktgrupper i Outlook

    Send epost og inviter til møter.

    bruke kontaktgrupper outlook

    Kontaktgrupper du lager i Outlook blir en del av kontaktlisten din og brukes som andre kontakter. Du velger kontaktgruppe og sender epost, eller inviterer til et møte. Alle som er medlem i Outlook gruppen vil motta eposten eller møteinvitasjonen.

    Finne igjen kontakgrupper

    I Outlook

    finne igjen kontaktgruppe outlook

    Kontaktgrupper i Outlook er litt som andre ting vi skaper. Det er enkelt å lage, men vrient å finne igjen. I den lange kontaktlisten din ett sted ligger kontaktgruppen, som du gjerne skal bruke, men ikke husker navnet på.

    Heldigvis finnes det smarte knep for å finne igjen, epost, dokumenter, og kontaktlister i Outlook. Slik gjør du:

    Velg sortering på ikoner i kontaktlisten. Normalt må du klikke 2 ganger for å få kontaktgruppene øverst. Klikk på ønsket kontaktgruppe, og send epost eller inviter til møte.

    Denne artikkelen viser bruk av kontaktgrupper for Outlook på PC. Det er nesten tilsvarende om du bruker Office på Mac. Se hvordan du oppretter en kontaktgruppe i Outlook for Mac her.

    Få flyt i hverdagen

    med mere kunnskap.

    Bruk verktøyene du har for å få flyt i hverdagen. Jeg har 2 tilbud til deg:

    Outlook kurs: Last ned brosjyre.

    Finne igjen epost og dokumenter: 8 måter å finne det du trenger som alle bør lære.

    Checking...

    Ouch! There was a server error.
    Retry »

    Sending message...

    Kontakt oss

    Send oss din forespørsel..

    By ghog Outlook
  • 22 jun
    Organiser epost, outlook og få flyt i hverdagen | Få kontroll på innboksen

    Organiser epost, outlook og få flyt i hverdagen | Få kontroll på innboksen

    Organiser Outlook så du får oversikt, orden og tiden din tilbake når du kan knepene. Få flyt i hverdagen. Organisere epost, kalender og oppgavene dine. Rydd unna tidstyvene fokuser på det som er viktig. Tenk som en trafikkdirigent.

    Som en trafikkdirigent? Med jevne mellomrom dukker artikler som «Surrer du bort tiden din» opp.  Om du organiserte Outlook, ditt arbeidsområde, som vi dirigerer et sted for vegarbeid. Vil du få flyt i hverdagen. Akkurat som vi får flyt i trafikken.

    Vil du ha en innboks uten kaos, bør du jobbe som trafikkdirigent, eller tenke som en.

    Om sommeren jobber jeg som trafikkdirigent. Trafikkdirigent er en studie i menneskelig adferd. Bonusen er at når man er ferdig på jobb, så er man ferdig. Der er et ikke noe epost å følge opp i etterkant. Etter å ha lest artikkelen om å ødelegge arbeidsdagen på NRK, ble jeg stående og tenke.

    Effektiv bruk av Outlook. Fokus og kunnskap.

    Hva om du organiserte innboksen din som et arbeidsområde for asfalt? Det handler litt om det samme. Trafikken siger inn jevnt, som med epost. Det tar aldri slutt. Men du må organisere og prioritere for å få flyt i trafikken, det må du også gjøre for å få innboks kontroll, tid til jobb, og tid til alt det andre.

    Opplev et annerledes Outlook kurs som gir deg matnyttig informasjon basert på hendelser du vil kjenne igjen.

    Organisere Outlook.

    Tenk som en trafikkdirigent.

    Når jeg står på veien og dirigerer trafikk handler det om å fokusere, være tydelig og prioritere. Fungerer alt, så kommer bilen gjennom asfaltområdet med en god opplevelse. Fungerer det ikke, hoper trafikken seg opp. Det blir som en kaotisk innboks, og noen biler risikerer å stå i asfalt lim, eller på ny asfalt. Som eposter vi ikke har fått ryddet unna.

    Jeg er sikker på du ville fått en bedre hverdag om du organiserte innboksen din som et trafikkområdet. Det er er egentlig ikke vanskelig, men du må ha noen faste regler, og du må fokusere. Bare se her.

    Prioriter den viktige eposten.

    Er innboksen din full av blålys?

    epost kontroll

    Blålys? Blålys det er signalet vi bruker når det kommer utrykning. Ambulanse, politi, brannbil. Da stopper vi alt annet. De har prioritet. Slik er det med epost også. Noe epost er så viktig at vi må stoppe alt annet.

    Men, det er nok sjeldnere enn du tror. De fleste av oss stopper å gjøre det vi gjør når det kommer en ny epost. Men, må vi det? Er det meste som kommer inn av epost så viktig? Kan den ikke bare flyte gjennom med køen. Få det fokuset den trenger, og gi en god opplevelse når den går ut av køen.

    Identifiser dine «blålys». Og kategoriser dem. Vi får mer hvilepuls når ikke alt behandles som superviktig blålys. Prioriterer vi alt, prioriterer vi egentlig ingen ting.

    Asfaltbilene

    Det vi sparer tid på å gjøre med en gang.

    Asfaltbilene får prioritet. Siden det er vanskelig å legge ny vei uten asfalt. De vinker vi inn først i køen når de kommer, og ut når de kjører.

    Det sparer vi mye tid på. Er det 4 asfaltbiler som kjører 4 ganger hver inn og ut og vi kan sparer 3 minutter på hver bil har vi spart

    4*4*3 minutter= 48 minutter i løpet av en dag.

    Hva er dine asfaltbiler? Hvilken epost sparer du og dine kolleger tid på å prioritere?

    Møter

    Må alle møte samtidig, og være der hele tiden?

    Det er mange aktører i sving for å legge ny asfalt. Det ville være dyrt og lite hensiktsmessig om alle møtte samtidig og var der hele dagen. Det som er viktig er at de som skal møte møter til riktig tidspunkt og på riktig sted.

    Skilte: Før vi kan gjøre noe må det skiltes. Så de som skal sette opp skilt må møte først. De andre må ikke bruke sin tid på å se det skiltes. De kan komme og starte når det er ferdig skiltet.

    Frese: Før vi legger den nye asfalten freser noen en kant mellom den gamle, og nye asfalten. Starten og slutten.

    De trenger ikke være der hele dagen. Når de er ferdig forlater de «møtet». Da kan de som skal legge asfalt starte.

    Slik er det ofte med møter også. Vi har ulike roller, ulikt behov for informasjon. Deltar vi kun på møter når vi må, og den tiden som er nyttig kan vi rydde i kalenderen.

    Følger folk den teknologiske lederbilen.

    Eller ender mange opp i limet?

    Jeg skrev at det å dirigere trafikk er en studie i menneskelig adferd. De 2 tingene som fascinerer mest er mangelen på bruk av blinklys. Og den innbitte motstanden noen har mot å følge endringer i kjøremønster.

    Hvorfor velger så mange å kjøre i limet?

    Som når vi forteller, med ord, skilt og lederbil at nå kjære trafikant, nå skal du kjøre i venstre side. For på høyre side der er det lim, anleggsmaskiner og varm asfalt. De har alt å tjene på å velge venstre side.

    Noen velger det dårligste alternativet.

    Men likevel glir de forbi punktet de stoppet på, og legger seg inn til høyre. Selv når køen foran kjører til venstre velger de sin egen måte å gjøre det på. Å kjøre på lim og ny asfalt. Svært ofte tar de trafikken bak med seg. De velger å følge bilen foran, i stedet for å følge lederbilen.

    Hvorfor velger så mange å jobbe på den måten de alltid har gjort, å kjøre i limet i stedet for å bruke de ny mulighetene?

    Har du en teknologisk lederbil som alle følger?

    Og har du noen som motarbeider det som er best, og drar andre med seg?

    Signaler og best praksis.

    For å lykkes må alle ha de samme reglene.

    Har du opplevd dette: Kollegaen som kommer og spør «Har du lest eposten min?» En av de vanligste forstyrrelsene vi har. Nå er ikke status på tilstedeværelse like gammelt som blinklys, men det er like nyttig, når det brukes.

    Det andre punktet jeg ikke helt skjønner i trafikken er mangelen på bruk av blinklys. Folk peker. Hvorfor det?  Blinklyset er universelt. En enkel måte å fortelle andre hva du skal på. Bruk av tilstedeværelse er like enkelt som å blinke. Og er en god informasjon til dine kolleger. Ikke forstyrr, betyr «ikke  forstyrr» om alle er enige om det.

    Å organisere Outlook handler om mer enn innboks kontroll. Å organisere innboksen er et mål. Å organisere Outlook for å få flyt i hverdagen er det optimale.

    Effektiv bruk av Outlook

    og en bedre bedriftskultur.

    Outlook kurs.

    Jeg har 2 tilbud til deg som ønsker effektiv bruk av Outlook og få kontroll på innboksen.

    Sommertilbud, bestill nå og få 30% rabatt.

    Innhold Outlook kurs.

    Fokusere og prioritere.

    • Identifisere blålys og asfaltbiler
    • Bruk av kategorier og regler
    • Bruk av kalender og Oppgaver
    • Utarbeide best praksis for bedriften.
    • Valg av verktøy for å gjøremålslister, oppgaver og deling av informasjon.

     

    Last ned brosjyre for outlook kurs: Flyt i hverdagen med Outlook.

    Utvid Outlook-kunnskapen med en Digital Mentor

    Checking...

    Ouch! There was a server error.
    Retry »

    Sending message...

    Kontakt oss

    Send oss din forespørsel..

  • 06 jun
    Microsoft To-Do | Oppgaveplanlegger som forenkler dagen din

    Microsoft To-Do | Oppgaveplanlegger som forenkler dagen din

    Microsoft To-Do er enkel, elegant oppgaveplanlegger som hjelper deg å prioritere i hverdagen. Få oversikt over oppgavene dine. Del oppgave-lister med dine kolleger og følg opp felles mål. Se hvordan du kan planlegge oppgavene dine.

    Det finner mange måter å organisere oppgaver på, du kan lage gjøremålsliste i Excel, bruke gule lapper, bruke OneNote. Det siste er en god ide.

    Når jeg holder kurs i Outlook eller er digital mentor, og lærer bort knepene som gir deg oversikt over dagen og tiden din tilbake er det ofte en innvending. Innvendingen er at det «blir så mange oppgaver» og fult i kalenderen.

    Men oppgaver er litt som regninger, de blir ikke borte, de dukker opp igjen. Og de gjør litt mer vondt den andre gangen. Da passer det dårlig, for vi hadde planlagt å gjøre noe annet. Et annet sted. Med hvilepuls.

    Tid er ikke noe du får, det er noe du må ta. Og for å kunne ta tid til det du liker best, må du få oversikt. Som med gjøremålslisten Microsoft To-Do.




    Microsoft To-Do oppgaveplanlegger

    Som gjør deg effektiv og du deler med kollegene dine.

    microsoft to-do gjoremalsliste

    Microsoft To-Do er app med gjøremålsliste for PC, web og mobil. Illustrasjonen over viser hvordan oppgaveplanleggeren ser ut på PC og web. De spiller sammen.

    Microsoft To-Do er 3 delt:

    • Min Dag, dette er oppgavene du har merket som skal gjøres i dag
    • To-Do, er en oversikt over alle dine oppgaver.
    • Lister, listene organiserer du som du ønsker å organisere jobben og livet.

     

    Del gjøremålslisten med kolleger.

    Lister kan være dine egne lister, eller lister du deler med kolleger. Det siste er nyttig, for vi arbeider ofte sammen med noen når vi skal nå målene våre.

    Under lister legger du oppgaver. En oppgave kan bestå av flere steg. Å legge asfalt er et typisk eksempel på at flere må samarbeide for å bli ferdig.

    Noen skal frese, noen skal dirigere trafikk, noen skal kjøre asfalt, noen må lage asfalt. Mangler en av dem, stopper det for alle de andre.

    Her bruker du muligheten til å legge inn trinn, og notater. Hvem er involvert, og du kan huke av etter hvert som de ulike deltagerne har fått beskjed og bekreftet oppdraget.

    oppgaveplanlegger prosjekt

    Gjøremålsliste Outlook

    Navet for oppgavene og planene dine.

    gjoremalsliste outlook

    Alt du gjør i Microsoft To-Do når du administrerer oppgavene dine dukker opp i gjøremålslisten til Outlook. Mennesker er av natur kreative, og normalt dårligere til å huske, og gjøre flere ting på en gang enn vi liker å tro.

    Derfor er det smart å overlate det å huske til Outlook, få en påminnelse. Bruker du Outlook oppgaver og kalender aktivt vil du unngå forstyrrelser, og kanskje takke nei til noe, fordi det rett og slett ikke er tid.

    Bonus. Jeg har ikke møtt mange som fører reise-/kjøreliste etter hvert som de utføres. Når dagen er der sitter du med en bunke kvitteringer, og prøver å huske hvor du har vært.

    Med oppgavene i Outlook, og kalenderen ajour får du oversikt bakover i tid. Oversikten du trenger for å skrive kjøreliste.

    PS. Å skrive reiseregninger og kjøreliste er også en oppgave, det tar tid. Lag en oppgave, med påminnelse, og sett av tid i kalenderen. Hvis ikke tar noen andre tiden din.

    Mer informasjon om Microsoft To-Do oppgaveplanlegger og link til å laste ned PC, mobil appen for din nye gjøremålsliste finner du her.

    Trenger du flere muligheter for å fordele, og følge opp oppgaver for en aktivitet eller ett prosjekt anbefaler jeg Microsoft Planner.

  • 28 jan
    Kalender | Lag din egen og del den med noen.

    Kalender | Lag din egen og del den med noen.

    Kalender. I Excel, Outlook. Våre egne. De delte kalenderne, kalendere vi kan bruke for å gjøre dagen enklere for oss selv og våre kolleger. Kom inn og se hvordan du gjør det.

    Det er mange som søker etter kalender, i ulike formater. En av de vanligste er kalender i Excel. Jeg er litt usikker på fordelen med det. Men det finnes mange maler, om det er det du ønsker.

    Sponsor



    Kalender i Excel

    bruk maler.

    kalender excel

    Bruker du Office 2016 med Office 365 kan du søke etter kalender i Excel når du skaper ett nytt regneark. Du finner Excel kalender for de fleste formål.

    Kalender for ferie, fravær, planleging på jobb. Planlegging av dagen som student og fritiden.

    Skal flere i bedriften dele en kalender, bør du lagre Excel-kalenderen på det beste stedet for deling, på Office 365. Så får alle tilgang.

    Kalender i Outlook

    for mer enn møter

    kalender outlook

    Mange er flinke til å legge møter i Outlook kalenderen. Og det er en god start. Vi får påminnelser, og vi kan sjekke den på telefonen med Outlook for mobil.

    Outlook er kanskje det verktøyet vi bruker mest. Og et veldig bra sted for å legge alt vi skal gjøre. Også avtaler vi gjør med oss selv. Sette av tid til oppgaver. Sette av tid til å skrive reiseregninger. Eller vår private avtale.

    I Outlook kan du også se kalenderen til kollegene dine, møterommet og andre fellesressurser det er knapphet på. Det er bedrifter som bruker en kalender på Office 365 for å «booke» alt fra motorsager, tilhenger, verktøy og biler.

    Når alle får tilgang til den samme informasjonen, med klikk sparer dere mye tid. Det er også tidsbesparende å vite hvem som i øyeblikket bruker den delte resursen. Du vet hvem du skal spørre.

    Kalender på Office 365

    og SharePoint

    hms kalender office 365

    Når jeg holder kurs i Office 365 er det fint å se hvor mange som bruker den til epost, og dele dokumenter. Men, det er overraskende få som har sett mulighetene som ligger der for å dele en, eller flere kalendere.

    Du kan enkelt lage kalender for ferier og fravær. Følge opp HMS-hendelser, markeds-plan. Eller aktivitetene til et prosjekt.

    Kalendere på Office 365 dukker opp i Outlook for de som har tilgang til den. Enklere blir det ikke. Alt tilgjengelig der du er, på din PC, Mac, mobil og nett. Så går du ikke glipp av noe.

    Og alle i avdelingen eller på prosjektet har den samme informasjonen. Du slipper å lete etter Excel-kalenderen, og ha mange versjoner. 1 holder. Den versjonen som er riktig.

    Lære mer om deling

    og samarbeid på Office 365

  • 19 feb
    7 tips for effektive møter – Med Office

    7 tips for effektive møter – Med Office

    7 tips for effektive møter. Gjør møtene dine bedre og mer effektive med Outlook, OneNote og Skype4B. Utvid kunnskapen din med noen gode knep, få vellykkede møter med verktøyene du har.

    Møtetipsene er fra boken «Tid til arbeid – Tid til overs». En fantastisk nyttig bok, «Tid til arbeid – Tid til overs» anbefales om du ser etter mer effektive måter å jobbe på.

    Den beskriver også hele ideen med ProCloud. Fokus på å bruke muligheter i Office og Office 365 for få å til nettopp det. Jeg anbefaler boken, for tid er dyrt. Og fritid er verdifullt. Du vet, den tiden som blir til overs.

    Office 365 er en skikkelig bra verktøykasse for å jage tidstyver, og her er tipsene som vil gi deg mer effektive møter.

    Sponsor:



    7 tips for effektive møter – med Office.

    1. Planlegg møter i kvartersintervaller.

    I stedet for å tenke hele timer, som er mest vanlig. Det er ikke uvanlig med kvartersinterval heller, alle «timer» er ikke alltid en time. En skoletime er 3 kvarter. Et «møte» med tannlegen er alt fra 15 minutter til 60, men vi kaller det en time.

    2. Start gjerne møter kvart på eller kvart over.

    For å bryte opp et mønster.

    Møter bør legges inn i kalenderen, og invitasjon sendes fra den. Ikke som en epost.
    Får du invitasjon til møte som en vanlig epost, kan du gjøre det om til møte i kalenderen. Bruk Flytt. Eller dra eposten inn i kalenderen, og slipp.

    3. Påse at agenda er tilpasset møtets varighet.

    Agenda, det bør du skrive i møteinnkallelsen.

    agenda outlook

     

    4. Starter møter ganske presist

    Ganske presist? I følge forfatteren, fungerer det ofte bedre enn regelen om presist frammøte. Ikke minst, det er lov å avslutte før.

    5. Tillat deltakelse i deler av møtet.

    Når det er hensiksmessig. Det er kanskje ikke alle punktene på agendaen som er like viktig for alle?

    6. Bruk digitale møter aktivt.

    Gjerne med lyd og bilde, som det står i boken. Eller Skype for Business som det heter, når vi har Office 365. Digitale møter er ofte kortere, og mer effektive enn fysiske møter. I tillegg kan det spares mye tid for de som slipper å  reise for et møte. Kanskje er det deg?

    Velg Delte Notater i Skype for Business, om du vil at deltagerne som ikke er fysisk til stede, skal se samme notater som du gjør.

     

    delte notater skype4b

    7. Bruk datautstyr aktivt til møte-notater og møtereferat

    Møtereferat med OneNote. Viste du at OneNote er integrert med Outlook? I det bildet der du kaller inn til møtet. Der finner du en egen knapp for OneNote.

    Trykker du på den, åpnes det en ny notatblokk i OneNote. Informasjonen fra Outlook-møteinnkallelsen overføres, helt automatisk. Og nå kan du skrive dine møtenotater.

    Alle deltagerne, og agendaen. Bruker du den samme til referat, har du alt et sted. Og du kan søke, for å finne det igjen. Både på møtets innhold og deltagere.

    OneNote sammen Office Grupper er et godt sted for møtereferat for avdelinger, eller prosjekter. Får jeg foreslå en workshop, så du kan se hvor effektivt Office 365 Grupper er for bedriften din?

     

    onenote effektive moeter

     

    PS. Legg merke til flagget med Outlook oppgaver. Legger du Outlook oppgaver inn i OneNote, dukker de opp som oppgaver i Outlook.

    Effektive møter starter ofte med kunnskap om verktøyene du har tilgang til. Min jobb er å gjøre din enklere.

    Office 365 er en en tidstyv-felle og Outlook kan være så mye mer enn bare et arkiv for epost. Effektive møter på jobb er et av elementene du kan lære med en Digital Mentor.

    PS 2. Har du ikke brukt OneNote før må du starte den en gang, før du bruker den sammen med Outlook.

    Utvid kunnskapen

    Lær mer om Office og Office 365.

    Til onlinekurs
1 2 3 4
Min jobb er å gjøre din enklere.

Checking...

Ouch! There was a server error.
Retry »

Sending message...

Kontakt meg på:

Utvid kunnskapen din
Lik ProCloud på Facebook