Jobb Smartere

  • 22 jun
    Organiser epost, outlook og få flyt i hverdagen | Få kontroll på innboksen

    Organiser epost, outlook og få flyt i hverdagen | Få kontroll på innboksen

    Organiser Outlook så du får oversikt, orden og tiden din tilbake når du kan knepene. Få flyt i hverdagen. Organisere epost, kalender og oppgavene dine. Rydd unna tidstyvene fokuser på det som er viktig. Tenk som en trafikkdirigent.

    Som en trafikkdirigent? Med jevne mellomrom dukker artikler som «Surrer du bort tiden din» opp.  Om du organiserte Outlook, ditt arbeidsområde, som vi dirigerer et sted for vegarbeid. Vil du få flyt i hverdagen. Akkurat som vi får flyt i trafikken.

    Vil du ha en innboks uten kaos, bør du jobbe som trafikkdirigent, eller tenke som en.

    Om sommeren jobber jeg som trafikkdirigent. Trafikkdirigent er en studie i menneskelig adferd. Bonusen er at når man er ferdig på jobb, så er man ferdig. Der er et ikke noe epost å følge opp i etterkant. Etter å ha lest artikkelen om å ødelegge arbeidsdagen på NRK, ble jeg stående og tenke.

    Effektiv bruk av Outlook. Fokus og kunnskap.

    Hva om du organiserte innboksen din som et arbeidsområde for asfalt? Det handler litt om det samme. Trafikken siger inn jevnt, som med epost. Det tar aldri slutt. Men du må organisere og prioritere for å få flyt i trafikken, det må du også gjøre for å få innboks kontroll, tid til jobb, og tid til alt det andre.

    Opplev et annerledes Outlook kurs som gir deg matnyttig informasjon basert på hendelser du vil kjenne igjen.

    Organisere Outlook.

    Tenk som en trafikkdirigent.

    Når jeg står på veien og dirigerer trafikk handler det om å fokusere, være tydelig og prioritere. Fungerer alt, så kommer bilen gjennom asfaltområdet med en god opplevelse. Fungerer det ikke, hoper trafikken seg opp. Det blir som en kaotisk innboks, og noen biler risikerer å stå i asfalt lim, eller på ny asfalt. Som eposter vi ikke har fått ryddet unna.

    Jeg er sikker på du ville fått en bedre hverdag om du organiserte innboksen din som et trafikkområdet. Det er er egentlig ikke vanskelig, men du må ha noen faste regler, og du må fokusere. Bare se her.

    Prioriter den viktige eposten.

    Er innboksen din full av blålys?

    epost kontroll

    Blålys? Blålys det er signalet vi bruker når det kommer utrykning. Ambulanse, politi, brannbil. Da stopper vi alt annet. De har prioritet. Slik er det med epost også. Noe epost er så viktig at vi må stoppe alt annet.

    Men, det er nok sjeldnere enn du tror. De fleste av oss stopper å gjøre det vi gjør når det kommer en ny epost. Men, må vi det? Er det meste som kommer inn av epost så viktig? Kan den ikke bare flyte gjennom med køen. Få det fokuset den trenger, og gi en god opplevelse når den går ut av køen.

    Identifiser dine «blålys». Og kategoriser dem. Vi får mer hvilepuls når ikke alt behandles som superviktig blålys. Prioriterer vi alt, prioriterer vi egentlig ingen ting.

    Asfaltbilene

    Det vi sparer tid på å gjøre med en gang.

    Asfaltbilene får prioritet. Siden det er vanskelig å legge ny vei uten asfalt. De vinker vi inn først i køen når de kommer, og ut når de kjører.

    Det sparer vi mye tid på. Er det 4 asfaltbiler som kjører 4 ganger hver inn og ut og vi kan sparer 3 minutter på hver bil har vi spart

    4*4*3 minutter= 48 minutter i løpet av en dag.

    Hva er dine asfaltbiler? Hvilken epost sparer du og dine kolleger tid på å prioritere?

    Møter

    Må alle møte samtidig, og være der hele tiden?

    Det er mange aktører i sving for å legge ny asfalt. Det ville være dyrt og lite hensiktsmessig om alle møtte samtidig og var der hele dagen. Det som er viktig er at de som skal møte møter til riktig tidspunkt og på riktig sted.

    Skilte: Før vi kan gjøre noe må det skiltes. Så de som skal sette opp skilt må møte først. De andre må ikke bruke sin tid på å se det skiltes. De kan komme og starte når det er ferdig skiltet.

    Frese: Før vi legger den nye asfalten freser noen en kant mellom den gamle, og nye asfalten. Starten og slutten.

    De trenger ikke være der hele dagen. Når de er ferdig forlater de «møtet». Da kan de som skal legge asfalt starte.

    Slik er det ofte med møter også. Vi har ulike roller, ulikt behov for informasjon. Deltar vi kun på møter når vi må, og den tiden som er nyttig kan vi rydde i kalenderen.

    Følger folk den teknologiske lederbilen.

    Eller ender mange opp i limet?

    Jeg skrev at det å dirigere trafikk er en studie i menneskelig adferd. De 2 tingene som fascinerer mest er mangelen på bruk av blinklys. Og den innbitte motstanden noen har mot å følge endringer i kjøremønster.

    Hvorfor velger så mange å kjøre i limet?

    Som når vi forteller, med ord, skilt og lederbil at nå kjære trafikant, nå skal du kjøre i venstre side. For på høyre side der er det lim, anleggsmaskiner og varm asfalt. De har alt å tjene på å velge venstre side.

    Noen velger det dårligste alternativet.

    Men likevel glir de forbi punktet de stoppet på, og legger seg inn til høyre. Selv når køen foran kjører til venstre velger de sin egen måte å gjøre det på. Å kjøre på lim og ny asfalt. Svært ofte tar de trafikken bak med seg. De velger å følge bilen foran, i stedet for å følge lederbilen.

    Hvorfor velger så mange å jobbe på den måten de alltid har gjort, å kjøre i limet i stedet for å bruke de ny mulighetene?

    Har du en teknologisk lederbil som alle følger?

    Og har du noen som motarbeider det som er best, og drar andre med seg?

    Signaler og best praksis.

    For å lykkes må alle ha de samme reglene.

    Har du opplevd dette: Kollegaen som kommer og spør «Har du lest eposten min?» En av de vanligste forstyrrelsene vi har. Nå er ikke status på tilstedeværelse like gammelt som blinklys, men det er like nyttig, når det brukes.

    Det andre punktet jeg ikke helt skjønner i trafikken er mangelen på bruk av blinklys. Folk peker. Hvorfor det?  Blinklyset er universelt. En enkel måte å fortelle andre hva du skal på. Bruk av tilstedeværelse er like enkelt som å blinke. Og er en god informasjon til dine kolleger. Ikke forstyrr, betyr «ikke  forstyrr» om alle er enige om det.

    Å organisere Outlook handler om mer enn innboks kontroll. Å organisere innboksen er et mål. Å organisere Outlook for å få flyt i hverdagen er det optimale.

    Effektiv bruk av Outlook

    og en bedre bedriftskultur.

    Outlook kurs.

    Jeg har 2 tilbud til deg som ønsker effektiv bruk av Outlook og få kontroll på innboksen.

    Sommertilbud, bestill nå og få 30% rabatt.

    Innhold Outlook kurs.

    Fokusere og prioritere.

    • Identifisere blålys og asfaltbiler
    • Bruk av kategorier og regler
    • Bruk av kalender og Oppgaver
    • Utarbeide best praksis for bedriften.
    • Valg av verktøy for å gjøremålslister, oppgaver og deling av informasjon.

     

    Last ned brosjyre for outlook kurs: Flyt i hverdagen med Outlook.

    Utvid Outlook-kunnskapen med en Digital Mentor

    Checking...

    Ouch! There was a server error.
    Retry »

    Sending message...

    Kontakt oss

    Send oss din forespørsel..

  • 06 jun
    Microsoft To-Do | Oppgaveplanlegger som forenkler dagen din

    Microsoft To-Do | Oppgaveplanlegger som forenkler dagen din

    Microsoft To-Do er enkel, elegant oppgaveplanlegger som hjelper deg å prioritere i hverdagen. Få oversikt over oppgavene dine. Del oppgave-lister med dine kolleger og følg opp felles mål. Se hvordan du kan planlegge oppgavene dine.

    Det finner mange måter å organisere oppgaver på, du kan lage gjøremålsliste i Excel, bruke gule lapper, bruke OneNote. Det siste er en god ide.

    Når jeg holder kurs i Outlook eller er digital mentor, og lærer bort knepene som gir deg oversikt over dagen og tiden din tilbake er det ofte en innvending. Innvendingen er at det «blir så mange oppgaver» og fult i kalenderen.

    Men oppgaver er litt som regninger, de blir ikke borte, de dukker opp igjen. Og de gjør litt mer vondt den andre gangen. Da passer det dårlig, for vi hadde planlagt å gjøre noe annet. Et annet sted. Med hvilepuls.

    Tid er ikke noe du får, det er noe du må ta. Og for å kunne ta tid til det du liker best, må du få oversikt. Som med gjøremålslisten Microsoft To-Do.




    Microsoft To-Do oppgaveplanlegger

    Som gjør deg effektiv og du deler med kollegene dine.

    microsoft to-do gjoremalsliste

    Microsoft To-Do er app med gjøremålsliste for PC, web og mobil. Illustrasjonen over viser hvordan oppgaveplanleggeren ser ut på PC og web. De spiller sammen.

    Microsoft To-Do er 3 delt:

    • Min Dag, dette er oppgavene du har merket som skal gjøres i dag
    • To-Do, er en oversikt over alle dine oppgaver.
    • Lister, listene organiserer du som du ønsker å organisere jobben og livet.

     

    Del gjøremålslisten med kolleger.

    Lister kan være dine egne lister, eller lister du deler med kolleger. Det siste er nyttig, for vi arbeider ofte sammen med noen når vi skal nå målene våre.

    Under lister legger du oppgaver. En oppgave kan bestå av flere steg. Å legge asfalt er et typisk eksempel på at flere må samarbeide for å bli ferdig.

    Noen skal frese, noen skal dirigere trafikk, noen skal kjøre asfalt, noen må lage asfalt. Mangler en av dem, stopper det for alle de andre.

    Her bruker du muligheten til å legge inn trinn, og notater. Hvem er involvert, og du kan huke av etter hvert som de ulike deltagerne har fått beskjed og bekreftet oppdraget.

    oppgaveplanlegger prosjekt

    Gjøremålsliste Outlook

    Navet for oppgavene og planene dine.

    gjoremalsliste outlook

    Alt du gjør i Microsoft To-Do når du administrerer oppgavene dine dukker opp i gjøremålslisten til Outlook. Mennesker er av natur kreative, og normalt dårligere til å huske, og gjøre flere ting på en gang enn vi liker å tro.

    Derfor er det smart å overlate det å huske til Outlook, få en påminnelse. Bruker du Outlook oppgaver og kalender aktivt vil du unngå forstyrrelser, og kanskje takke nei til noe, fordi det rett og slett ikke er tid.

    Bonus. Jeg har ikke møtt mange som fører reise-/kjøreliste etter hvert som de utføres. Når dagen er der sitter du med en bunke kvitteringer, og prøver å huske hvor du har vært.

    Med oppgavene i Outlook, og kalenderen ajour får du oversikt bakover i tid. Oversikten du trenger for å skrive kjøreliste.

    PS. Å skrive reiseregninger og kjøreliste er også en oppgave, det tar tid. Lag en oppgave, med påminnelse, og sett av tid i kalenderen. Hvis ikke tar noen andre tiden din.

    Mer informasjon om Microsoft To-Do oppgaveplanlegger og link til å laste ned PC, mobil appen for din nye gjøremålsliste finner du her.

    Trenger du flere muligheter for å fordele, og følge opp oppgaver for en aktivitet eller ett prosjekt anbefaler jeg Microsoft Planner.

  • 26 apr
    Hurtigtaster Windows

    Hurtigtaster Windows

    Bruk snarveier og hurtigtaster i Windows 10, spar litt tid ofte. Det skal ikke så mye til, med disse hverdagsknepene blir ting du gjør ofte, enklere. Se hvordan du bruker hurtigtaster.

    Det finnes hurtigtaster i Windows for nesten alt. Det er en god start å lære seg de 5 vanligste. Bli litt raskere og tryggere når du bruker PC-en

    Når vi bruker hurtigtaster bruker vi spesialtastene i kombinasjon med andre taster. De vanligste spesialtastene for snarveier i Windows 10 er:

    • Windows-tasten (vinduene nede til venstre på tastaturet)
    • Ctrl
    • Alt


    Hurtigtast for å låse skjermen.

    Smart når du forlater PC-en.

    Når du skal låse PC-en for å gå i møte eller til lunsj, bruker du Windows-tasten i kombinasjon med L (bruk gjerne liten l). Lett å huske. L for låse, eller lunsj.

    Hurtigtast for å koble projektor til PC

    Eller koble til en ekstra skjerm.

    Om du ønsker å bytte skjerm fordi du skal koble en ekstra skjerm eller projektor til din PC bruker du den samme snarveien.

    Hurtigtast for å koble til projektor eller ekstra skjerm i Windows 10: Windows-tast P.

    P, for projektor.

    Du kan normalt velge om du ønsker å:

    •  Vise kun PC-skjerm. Du vil se alt på PC-en.
    • Dupliser. Du vil se det samme på begge skjermene.
    • Utvid. Alt vises fordelt på begge skjermene, og du kan dra og flytte elementer mellom dem.
    • Bare ekstra skjerm. Du vil se alt på den tilkoblede skjermen. Den andre skjermen er tom.

    Bytt program i Windows

    Den klassiske og den nye snarveien.

    snarvei bytt program windows

    Det skal ikke så mange minuttene til på jobb før det snurrer og går med programmer på PC-en. Det å bytte kjapt til Outlook, når du sitter i Excel er smart å lære.

    Den klassiske snarveien for å bytte aktivt program i Windows er Alt Tab. Hold Alt inne, trykk på Tab til du finner riktig program.

    Den nye snarveien for å bytte program i Windows 10 er Windows-tasten Tab.

    Da får du oversikt over alle programmene som er aktive i øyeblikket og klikker på det du ønsker å benytte.

    Minimer alle åpne programmer i Windows 10

    Med ett magisk grep

    Skal du finne noe som ligger på skrivebordet ditt i Windows 10, og skrivebordet er gjemt bak mange programmer vil du like denne snarveien i Windows 10.

    Windows-tast M. M for minimer, og der ligger skrivebordet ditt.

    Windows snarveien til dokumentene

    Med Windows filutforsker

    Oversikt over dokumenter og mapper i Windows 10 finner du i filutforskeren. Og snarveien til Windows 10 sin filutforsker er Windows-tast og E.

  • 04 apr
    Office 365 Startside

    Office 365 Startside

    Når du logger deg på Office 365 for bedrifter med nettleser vil du komme til startsiden din. Hva vil du finne der, og hvorfor er det lurt å bruke online versjonen av Office 365 med jevne mellomrom? Bruk Office 365 smartere og bli mer effektiv. Bli kjent med Office 365 startside.

    Når jeg holder kurs i Excel spør jeg alltid hvilken Office-versjon de benytter. Ofte er svaret Office 365. Fulgt opp av «vi bruker Office og epost».  Mange får en positiv overraskelse når vi tar en sniktitt på Office 365 startside.

    Du må logge deg på https://www.office.com for å bruke mulighetene du ser her. Så, la oss hva du finner på din Office 365 startside.

    Noen begrep først:

    • Vaffelmeny, populær beskrivelse på de 9 prikkene du ser oppe til venstre.
    • Office 365 apper – Webversjonen av Office og andre Office 365 programmer.
    • OneDrive – Stedet der du lagrer dine egne dokumenter i skyen
    • SharePoint Online – Steder du lagrer og finne dokumenter du deler med kolleger og andre

    Office 365 startside

    Finn web-applikasjoner og last ned Office.

    officce 365 startside apper

    Office 365 startside er for de fleste først og fremst et sted der de finner web-versjonen av Outlook og de andre kjente Officeproduktene. Inkludert online-versjonen av Excel, Word og PowerPoint. Et godt alternativ en dag du er uten din egen PC.

    Her installerer du også Office 365 lokalt på din PC eller Mac. Du kan installere Office på inntil 5 enheter.

    Ser du ikke startsiden på Office 365? Trykk på Vaffelmenyen og velg Office 365.

    Hurtigtilgang til dokumenter

    Når du logger på Office 365.

    office 365 startside dokumenter

    En av fordelene med Office 365 er at det enkelt å finne igjen dokumenter. Du kan bruke Delve, OneDrive, søk eller få hurtig tilgang til dokumenter på Office 365 startsiden.

    Du finner dine sist brukte dokumenter. Dokumenter noen har delt med deg, og kanskje oppdager du noen nyttige dokumenter andre jobber på. Som du kan bruke. En firmapresentasjon, et tilbud, kjørelisten. Som kan dukke opp helt magisk under valget «Oppdag». Du vil bare oppdage dokumenter du har rettigheter til.

    Logg på OneDrive og SharePoint online

    Via startsiden på Office 365.

    logge paa office 365 sharepoint og onedrive

    Når vi bruker Office 365 lagrer vi dokumenter på OneDrive eller SharePoint. Avhengig av hvem vi skal dele dokumenter med. På startsiden finner du snarveier til dine sist brukte dokumenter, mapper, områder og til dine favoritter.

    Med ett klikk er du inne på riktig SharePoint område, eller i riktig dokument.

    Lær mer om Office 365

    Og mulighetene dine.

  • 02 apr
    Gjestebrukere Office 365

    Gjestebrukere Office 365

    Du kan invitere gjestebrukere til Office 365. Engasjere eksterne brukere og la dem delta på dine prosjekter. Alle får samme informasjon og du får mer kontroll. Eksterne brukere på Office 365 kan være medlemmer i Grupper, Teams og se aktivitets planer. Lær mer her.

    I blant kan det være hensiktsmessig å invitere eksterne brukere som gjestebrukere til Office 365. Når du har prosjekter eller skal planlegge aktiviteter. Alle får tilgang til den samme informasjonen, og du kan reduser epost mengden, og tiden mange brukere på å lete etter dokumenter.

    Navene i Office 365 er Exchange, for meldinger og kalender. SharePoint for å dele dokumenter. Gjestebrukere kan få tilgang til ulike tjenester som Office Grupper, Teams og Microsoft planner.

    Skal gjestebrukere på Office 365, som styremedlemmer, ha tilgang kan det være enklere å gi dem en lisens. Det reduserer tiden du bruker på administrasjon.

    Gjestebrukere på Office 365 Grupper

    Mer effektivt enn epost.

    eksterne brukere office 365 grupper

    En av tjeneste på Office 365 der kan invitere eksterne brukere og gjestebrukere er Office 365 Grupper.

    Office 365 grupper består kort fortalt av felles epostkasse med egen adresse og kalender basert på Exchange, et sted for felles dokumenter basert på SharePoint Online.

    Du inviterer gjestebrukere som du invitere dine lokale brukere. Brukerne kan ha en epostadresse basert på bedriften, eller en åpen adresse med konto på Gmail eller Outlook.com

    Når du har lagt til eksterne brukere, mottar gjestene en velkomst e-post, får tilgang til gruppefiler i SharePoint Online, begynner å motta e-postmeldinger og kalenderinvitasjoner som sendes til gruppen, og kan sende meldinger til gruppen.

    De har også automatisk tilgang til gruppens filvedlegg. Gjester har muligheten til å forlate gruppen når som helst og visuelle indikatorer påminner alle medlemmer av gjestenes deltakelse i gruppen

    Eksterne brukere Office Teams

    Inviter gjestebrukere.

    gjestebrukere teams

    Microsoft Teams bygger på Office 365 Grupper. Og du kan invitere gjestebrukere til Teams Grupper eller kanaler basert på de samme reglene.

    I tillegg kan administrator og gruppenes eiere sette begrensninger eller åpne opp for hva Teamets gjestebrukere kan gjøre.

    Gjestebrukere på Teams får kun tilgang til Teamet de er invitert til, og kan ikke melde seg inn i åpne Teams.

    Gjestebrukere Microsoft Planner

    Hold oversikt på oppgavene.

    microsoft planner oppgaver

    Gjestetilgang i Office 365-grupper og Microsoft-Teams gjør det mulig for brukere å samarbeide med personer utenfor organisasjonen din. Hvis du bestemmer deg for å aktivere eksterne brukere på Office 365, , kan du som administrator gi tilgang til gruppesamtaler, Team-chatt, filer, kalenderinvitasjoner og gruppens notatbok.

    Gjestebrukerne vil også kunne få tilgang til Planner-planer for grupper og Team de har blitt lagt til. Du kan legge til oppgaver for eksterne brukere. Så alle jobber etter den samme planen.

1 2 3 4 29
Min jobb er å gjøre din enklere.

Checking...

Ouch! There was a server error.
Retry »

Sending message...

Kontakt meg på:

Utvid kunnskapen din
Lik ProCloud på Facebook