Deling og samarbeid

  • 10 okt

    Dele dokumenter i Outlook Web App

    Endelig er det slutt på mange utgaver av det samme dokumentet, i flere postkasser.  Nå kan flere dele, åpne og samskrive på det samme Office dokumentet, uten å forlate epost-meldingen. En utgave, til alle.

    Vi kjenner alle situasjonen. Du lager et fantastisk dokument i et av Office-produktene, som du ønsker tilbakemeldinger på. Du lagrer det, skriver en epost og sender melding med vedlegg til de 5 andre som er involvert. Hver av dem gjør sine endringer, noen bra og noen tukler det til, og returnerer til deg.

    Nå har du din egen versjon pluss 5 til. Så kjører vi den runden et par ganger og  har 10-15 utgaver. Plutselig kommer det en til, litt uanmeldt. Til slutt så har vi så mange utgaver at vi ikke lenger er helt sikre på hvem som gjelder, og hvor er den? Vi bryter sammen og starter på nytt.

    Tenk om det ikke var sånn, tenk om alle kunne dele, dele på ordentlig. Jobbe i det samme dokumentet, samtidig. Uten å måtte lagre, og legge til som nye vedlegg hele tiden. For deg som har Office 365 så er det sånn, og har du ikke så kan vi hjelpe deg å få.

    Dele dokumenter i Outlook Web App.

    Microsoft tilbyr to måter å dele filer med Outlook Web App (OWA) og OneDrive for Business som gjør det mye enklere å dele og samarbeide:

    • Når du sender en e-post i OWA, kan du enkelt sette inn en link til en fil på OneDrive for Business Cloud Drive i stedet for å feste selve filen.
    • Når du sender et vedlegg fra datamaskinen eller enheten kan du nå automatisk laste opp filen til din OneDrive for Business Cloud Drive og dele filen som en link til stedet.

    Når du bruker OWA å dele filer som er lagret på OneDrive for Business, mottakere i Til: og Cc: linjene får automatisk tillatelse til å vise og redigere filen. Men det er også lett å endre rettighetene på filen direkte fra e-postmeldingen.

    Slik fungerer det:

    Prosessen begynner når du velger å legge til et vedlegg i meldingen.

    dele filer med owa 1

    Filene på din OneDrive for Business er tilgjengelig for deg å velge mellom, inkludert dine nylig brukte filer og filer som er delt med deg.

    dele filer med owa 2

     

    Du kan også velge filer fra harddisken din. Når du velger en fil, uansett hvor den er lagret, kan du velge hvordan du vil sende den ut, enten som en link til OneDrive eller som en tradisjonell vedlegg.

    dele filer med owa 3

    Hvis du velger å legge ved en fil som er lagret på harddisken din, og velg Del med OneDrive, lastes filen automatisk opp til din OneDrive for Business i en mappe som heter e-postvedlegg.

    Når du sender en fil via OneDrive, vises vedlegget det samme som om filen ble festet på tradisjonell måte, bortsett fra det er en sky-ikonet i filen ikonet (som avbildet i PowerPoint-ikonet på bildet under), og du vil se under tittelen på filen tillatelsene som gis til mottakere.

    del dokumenter med owa 4

    OWA gir alle mottakerne tilgang til å redigere denne filen i skyen som standard, men du kan også administrere tillatelsene for hver fil når du skriver meldingen din.

    dele dokumenter med owa 5

    dele dokumenter med owa 6

     

    For de som mottar eposten din, ser den delte filen akkurat som alle andre vedlegg. Slik ser mottageren vedlegget i sin OWA.

    samskrive på ett vedlegg 8

    Når filer som deles med OneDrive for Business vises i en uten OWA, vil mottakeren se en flis for filen i selve meldingen.

    samskrive på ett vedlegg 8

    Uansett, mottakeren klikker bare på vedlegget for å åpne det.

    Ã… sende filer på denne måten er enkelt og lett. OWA for mobil og nettbrett støtter også denne OneDrive integrasjon, slik at du får disse fordelene på iPhone, iPad og Android-telefon. For de av dere på farten og har tilgang til e-post fra telefonen, har du nå enkel tilgang til alle dine OneDrive for Business dokumenter når du sender meldinger, så det er lett å inkludere dem i dine meldinger, uansett hvor du er.

    dele filer med mobil 9

    dele dokumenter med nettbrett 10

    Samarbeide på OneDrive for Business vedlegget

    La oss se nærmere på hvordan samarbeidet med dokumenter blir bedre med denne nye OneDrive integrering. Med OneDrive for Business, kan du gjøre sanntid samskriving ved hjelp av Office Online i side-ved-side-visning i OWA. Siden filen er lagret i skyen, kan alle mottakerne gjøre endringer i dokumentet på samme tid uten å skape flere kopier av filen.

    Når du mottar en melding som inneholder en OneDrive fil som et vedlegg, klikker du bare det å gå til den nye Side-ved-side-visning.

    samskrive i outlook 11

    Nå kan du redigere filen direkte i Side-by-ved-visning. Bare klikk REDIGER OG SVAR å endre filen. Dette gjør at filen åpnes i redigeringsmodus, slik at du både kan redigere filen og svare med en e-postmelding.

    samskrive i outlook 12

    Samarbeide på vedlegg i e-post har aldri vært enklere. Med OneDrive filer, kan du gjøre sanntid samskriving ved hjelp av Office Online i denne side-ved-side-visning fra OWA. Siden filen er lagret i OneDrive, kan alle mottakerne gjøre endringer i dokumentet på samme tid uten å skape flere kopier av filen.

    samskrive i outlook 13

    Du kan også velge å åpne opp dokumentet i Office-klienten uten å miste noen av fordelene ved å bruke OneDrive. Du vil fortsatt kunne redigere live versjon av dokumentet samtidig som dine kolleger. Uansett hvordan du velger å samarbeide, gjør prosessen enkel og intuitiv OWA.

    Vanlige spørsmål

    Spørsmål: Når kan jeg begynne å bruke disse nye funksjonene?

    A. Microsoft har allerede begynt å rulle ut disse nye funksjonene til noen Office 365 kunder og forventes å være fullt tilgjengelig av november 2014.

    Q. Hvis jeg sender en fil som deles på OneDrive til noen og de videresende meldingen til noen andre, vil denne personen få automatisk tilgang til filen?

    A. Når den videresendte meldingen sendes via OWA, får de nye mottakerne automatisk tilgang til filen.

    Q. Vil denne funksjonen støttes i Outlook-klienten også?

    A. I øyeblikket er denne OneDrive for Business integrering er kun tilgjengelig i OWA, OWA for iPhone / iPad og OWA for Android-telefon (pre-release). Microsoft jobber med å bringe den til Outlook desktop klient i en fremtidig versjon.

    Q. Hva skjer hvis en sender en fil lagret på OneDrive for Business til noen utenfor organisasjonen min?

    A. Personen utenfor organisasjonen mottar to e-poster: e-posten du sendte med OneDrive for Business vedlegg (som kan inkludere andre mennesker), og en gjesteinvitasjon e-post. Hvis dette er første gang noen i din organisasjon deler noe med dem,  må de klikke på invitasjons-linken og logge seg på med en Microsoft-konto (eller lage en) først og deretter vil de få tilgang.

    Q. Virker deling med en OneDrive fil sammen med distribusjonslister?

    A. OWA gir automatisk tillatelser til distribusjonslister med færre enn 100 medlemmer

    Bildene her er på engelsk, men bruker du norsk versjon av Office 365 vil du få norske tekster i din OWA.

    Kilde til tekst og bilder, Microsoft sin blogg.

  • 26 sep
    Grupper for Office 365

    Grupper for Office 365

    Office 365 Grupper er en smart samarbeidsfunksjon. Du samler meldinger, kalendere og dokumenter som flere trenger for å få jobben gjort.

    Slik virker det, informasjon og video for deg som gjøre dagen enklere.

    Slik virker grupper for Office 365.

    Å dele enkelt og samarbeide kan være et problem. Som du vil se i videoen nedenfor, er Grupper fra Microsoft en løsning for å samarbeide og dele informasjon når du arbeider på tvers av flere ad hoc-grupper og prosjektgrupper.

    Ideen bak Office 365 Grupper er å gjøre Office 365 til navet for samarbeid, ved å bruke applikasjonene du og kollegene dine allerede har.

    Hvem som helst kan opprette en ny gruppe og invitere kolleger. De kan også søke etter og bli med eksisterende grupper, som er åpne som standard, for å se alle diskusjoner, milepæler og filer som er delt. Private grupper er også tilgjengelig, for sensitive prosjekter og innhold.

    Alle Office 365 kunder får tilgang til grupper fra Outlook, eller SharePoint-portalen.

    En gruppe kan være mennesker som jobber sammen mot langsiktige forbedringer, som HMS. Som deler ideer og skaper god markedsføring sammen. Prosjekter som må dele for å komme i mål til riktig tid, med god kvalitet.

    Opprette en Office 365 Gruppe.

    En Office 365 Gruppe lager du fra Outlook. Fra din lokale PC eller web-versjonen av Outlook. Når du skaper en Gruppe velger du hvem som skal være med, og om det skal være en åpen eller lukket og privat Gruppe.

    Opprette en Office 365 Gruppe

    Samle felles dokumenter.

    En gruppe mennesker som skal samarbeide får automatisk et felles sted å lagre dokumenter. Ikke minst, enkle måter for deg å finne dem igjen på.

     

    HMS gruppe dokumenter

    Delt informasjon

    I tillegg til et godt sted for å lagre dokumenter, som blir tilgjengelig der du er. Får du en felles kalender, og en felles epostkasse. Du kommuniserer i gruppe litt på samme måte som med med Facebook. I en samtalestrøm.

    office 365 grupper samtaler

    Lær mer om Office 365 Grupper

    På et online kurs.

    Til onlinekurs
  • 07 sep
    Slik virker Office Delve

    Slik virker Office Delve

    Office Delve er Microsoft sin smarte måte å presentere riktig informasjon til deg. Basert på hvem du er, hva du gjør, sammen med hvem.

    Kort fortalt er Delve en mekanisme som husker hvor dokumentene dine er, når du har glemt det. Basert på hvem du jobber med, hvor du lagrer dokumenter og hvem du dele med så finner Delve dokumentet ditt, og det andre har delt med deg. Delve kan optimaliseres med Favoritter og Tavler. Les mer om Delve og Tavler her.

    Delve inneholder også informasjon om hva du og dine kolleger kan, og er interessert i. Så du kan finne hvem som er ekspert, eller kanskje finner du en som kan spille bass. Så dere har et band til sommerfesten, noen fant en som kunne oversette fra russisk i sin bedrift. En slags intern LinkedIn.

    Først en liten video hvis du vil se hvordan det ser ut:

    Historie og bakgrunn.

    I 2008 kjøpte Microsoft det norske teknologiselskapet Fast. Fast var et selskap som utviklet søkemotor for bedrifter, kall det gjerne bedriftenes svar på Google. Det er den utviklingen som nå er Office Delve. Prosjektet hadde faktisk kodenavnet Office Oslo, og den første versjonen ble presentert under det navnet.

    Social Graph – Enterprise og Office Graf sin forgjenger

    Sosiale nettverk har brukt Social Graph konsepter i mange år og har brukt det de vet om brukeren til hvordan de engasjere seg med brukeren på sosiale medier. Facebook var en tidlig pioner i å bruke Social Graph å forbedre hvordan den samhandler med 1,3 milliarder globale brukere.

    Facebook bruker Social Graph til å foreslå nye folk å følge, viser hvordan du er koblet til dine venner og viktigst (for Facebook) koble relevante annonser til din Facebook-side. Har du noen gang lagt merke til at når du liker noe på Facebook annonsene endres tilsvarende eller nye foreslåtte sider eller folk til å følge vises? Dette er Social Graph i aksjon; Facebook har en rik profil av dine brukerdata, og den fanger og behandler denne informasjonen ved hjelp av Social Graph konsepter.

    Linkedin bruker noe som ligner på Social Graph til å foreslå nye kolleger og arbeidsplasser som du kan være interessert i, basert på din profil, Utdanning, Stillingstittel, etc.

    Microsofts Office Graph bruker de samme begrepene og bruker dem til Office 365, Office Online, Microsoft Dynamics (CRM) på Internett og mer.

    Office Delve – den Office graph baserte løsningen

    Microsoft kjøpte FAST for å få en bedre søkeløsning i SharePoint. Et av de største problemene med søk, er nettopp søk. Søkeord bør være litt presise, og ofte må vi hvor vi skal søke. Søkemotoren på SharePoint er god, bedre enn det meste. Men det er fortsatt søk. Finnes det en bedre måte å finne riktig informasjon på?

    I hovedsak er løsningen å skifte fra søk med en pull-modell til en push-modell. I stedet for at du søker og leter, så foreslår Delve relevant innhold for deg.

    Hvordan virker Office Delve

    Office Graph identifiserer hvem du er koblet til gjennom ulike signaler. Office Delve gjør tilkoblinger basert på følgende kriterier:

    • Hvem jeg sender e-post til
    • Distribusjonslister i Microsoft Exchange
    • Dokument medforfattere
    • Hvem du deler innhold med

    Office Delve gir brukerne følgende muligheter:

    • Delt med meg – Dette filteret viser dokumenter i din OneDrive for Business (tidligere SkyDrive).
    • Likt av meg – Dette filteret viser alle objekt som du har likt i Sharepoint.
    • Tavler. Merk dokumenter så de er nkle å finne igjen.
    • Favoritter. Dokumenter og annet du ønsker å finne igjen raskt.

    Delve portalen

    Delve-portalen viser deg innhold som er relatert til deg, basert på ulike signaler og presenterer det i et magasin format. Du kan forenkle dagen din ved å følge, og sette favoritter. Og husk Tavler

    microsoft delve

    Få mer ut av Office 365.

    Office 365 er en verktøykasse som kan forenkle mange av dine oppgaver. Men, hva skal du bruke. Hva trenger dere for å bruke det effektivt? Sjekk våre online-kurs eller kontakt oss på epost for mer informasjon.

     

    Kilde, artikkel på  LinkedIn, første gang publisert hos CMSWire.

  • 14 aug
    Skal jeg lagre på OneDrive eller SharePoint?

    Skal jeg lagre på OneDrive eller SharePoint?

    OneDrive og SharePoint. Dine 2 valg når du skal lagre, dele og samarbeide på dokumenter i Office 365 for bedrifter. Hovedregelen, OneDrive for egne dokumenter. SharePoint for å dele. Les mer her.

    Gratulerer med valget av Office 365. Nå har du fått mange muligheter. Som å dele og samarbeide på dokumenter. Hvordan bruke OneDrive og SharePoint?

    Å utnytte fordelene med OneDrive og SharePoint er en av de største fordelene bedriften og de ansatte får med Office 365. Det første steget til å forenkle hverdagen med ny teknologi.

    4 fordeler når du bruker OneDrive og SharePoint:

    • Enklere for flere å skrive i samme dokument.
    • Informasjon som er nyttig blir tilgjengelig for dem som trenger det.
    • Tilgang til dokumenter der du er, på den enheten du ønsker.
    • Bruke mindre tid på å lete etter dokumenter.

    OneDrive og SharePoint

    Hvor bør du lagre?

    Det er fristende å lagre alle dine dokumenter på OneDrive for Business. Du kan dele dem, men OneDrive for Business er best for det som er mest ditt.

    Hvis et dokument er et samarbeidsdokument er det et bedre valg å lagre det på et SharePoint-område. Eller i en Office Gruppe.

    Du finner tilgang til både OneDrive for Business området og Gruppeområdet på Office 365 portalen.

    Du kan lagre på OneDrive eller SharePoint, og du kan laste opp dine dokumenter.

    Bruk OneDrive for Business

    Når det er mest ditt

    bruk onedrive for business

    Bruk OneDrive for Business når ikke har tenkt å dele dokumentet.
    Dokumenter du plasserer i OneDrive for Business er private som standard, med mindre du aktivt deler det med noen.

    Dette gjør OneDrive for Business din til det beste alternativet for kladder eller personlige dokumenter som ingen andre trenger å se. Din skybaserte «Mine dokumenter» eller minnepinne.

    Det kan være smart å dele dokumenter fra OneDrive for Business om du har tenkt å dele dem, men de har et begrenset omfang eller livssyklus.

    Noen ganger kan man arbeide sammen på dokumenter som er mest viktige for deg, men at du fortsatt ønsker å få innspill.

    Bruk SharePoint Online

    Når du skal dele med andre

    bruk sharepoint online

    Fellesområdet ditt, eller filserveren på Office 365 heter SharePoint.

    Bruk et område på SharePoint Online når alle eller flere har nytte av dokumentet ditt. Du sparer dine kolleger og deg selv for tid når godt innhold spares og brukes flere ganger.

    På SharePoint Online kan flere skrive i samme dokument, gjerne samtidig.

    Ideen med SharePoint er å organisere mennesker, og dokumenter slik at de får tilgang til riktig informasjon når det trenger det. Selv nyttige dokumenter de ikke vet eksisterer.

    Bruke mindre på å administrere rettigheter, og mer tid på å få oppgavene gjort. Sammen.

    OneDrive for Business eller SharePoint Online

    Kan jeg synkronisere SharePoint Online eller OneDrive for Business?

    • Svar, ja du kan synkronisere filer fra begge til din PC eller Mac

     

    Er OneDrive for Business eller SharePoint Online med i mitt Office 365 abonnement?

    • Svar, OneDrive for Business er med i alle bedrifts-abonnement, SharePoint Online er med i de fleste

     

    Kan jeg styre rettigheter på OneDrive for Business eller SharePoint Online?

    • Ja, du kan styre hvem som skal ha tilgang til ulike SharePoint områder. Det finnes en egen portal for administrasjon av OneDrive for Business

     

    Hva med Office Grupper?

    • Office grupper er smart å bruke når flere skal dele en epostkasse og kalender i tillegg til et felles SharePoint område.
    Office kurs

    Checking...

    Ouch! There was a server error.
    Retry »

    Sending message...

    Kontakt oss

    Send oss din forespørsel..

1 8 9 10 11 12 13 14